Realizar cobranças é um ato que necessita de bastante cuidado, entendimento, paciência e um roteiro para dar certo. Isto é, para enviar mensagens de cobrança, seja pelo WhatsApp, e-mail ou por SMS, é fundamental saber o que deve ser feito para um contato sem atritos e com bastante facilidade.
Por exemplo, para mensagem de cobrança para cliente pelo WhatsApp, é preciso se identificar desde o primeiro momento, informar o motivo do contato e apresentar soluções, além de mostrar empatia, afinal, pode ser uma situação momentânea que está gerando a dívida.
Mas é claro que não para por aí. Após o primeiro contato, é necessário saber o que responder, entender como gerar menos atrito e também pensar em como cobrar pessoas que podem não querer pagar. Tudo isso faz parte de uma estratégia de cobrança eficaz e efetiva, ou melhor, de uma gestão de cobrança que transforme um processo difícil e trabalhoso em um centro de geração de receitas..
Quer ver como isso funciona? Veja abaixo como deve ser a cobrança pelo meio mais popular de comunicação do Brasil
Como enviar cobrança pelo WhatsApp eficientemente?
Primeiramente, você sabia que existem 147 milhões de usuários de WhatsApp no Brasil? O número faz o Brasil ser o segundo público na plataforma, mas, mais do que isso, faz com que o WhatsApp seja uma realidade em praticamente todos os aparelhos smartphone no país. É muito mais provável você encontrar alguém com “zap” do que sem ele.
Por outro lado, é importante entender que o WhatsApp carrega bastante intimidade e pessoalidade, logo, nem todo mundo aceita de forma cotidiana interações comerciais dentro do aplicativo. Assim, é preciso abordar com cuidado, analisar a cada passo e tornar a jornada que levará à recuperação de valores em algo mais fluido.
Além disso, é preciso entender que é preciso cobrar educadamente este cliente, que é uma pessoa que está do outro lado da tela. Logo, saber como cobrar uma pessoa pelo WhatsApp envolve diversos cuidados.
Veja como deve ser uma mensagem de WhatsApp enviada por uma empresa (seja cobrança ou não):
- Apresente-se com nome e sobrenome, cargo e a empresa pela qual está falando;
- Demonstre conhecer quem está do outro lado da mensagem com informações como nome, sobrenome e serviço ou produto adquirido;
- Envie formas alternativas de contato para que a pessoa possa optar por seguir a conversa por outros meios, como telefone, e-mail ou chat online;
- Faça sempre cumprimentos formais (Bom dia, Boa tarde ou Boa noite) e pergunte o estado da outra pessoa – a cordialidade faz muita diferença;
- Informe o motivo do contato de forma completa. Nesta caso, indique a razão da cobrança, o que foi adquirido, formas de pagamento e, se possível, canais de renegociação;
- Mantenha-se disponível para continuar a conversa ou encaminha para outros setores, buscando sanar dúvidas do cliente;
- Sempre encerre o atendimento com uma saudação e informe novamente meios de contato para continuar a conversa.
Outros pontos importantes para quem deseja estabelecer rotinas de cobrar clientes para reaver valores:
- Crie uma conta comercial de WhatsApp (WhatsApp para Empresas, WhatsApp Business);
- Cobrança é só em horário comercial;
- Nunca coloque o cliente em situações humilhantes;
- Faça a gravação de qualquer conversa e mantenha números de protocolo para informar ao cliente;
- Cobrança é algo sério, então, evite emojis, mantenha a gramática correta, escreva de forma clara e concisa. Erros gramaticais, por exemplo, podem trazer desconfiança ao cliente, fazendo-o crer em um possível golpe.
- Não se fixe em uma frase de cobrança única ou exclusiva. O processo pelo WhatsApp pode e deve ser personalizável, único e exclusivo.
É legal fazer cobranças pelo WhatsApp?
Uma dúvida muito pertinente, especialmente se você está sendo cobrado. E, sim, é legal realizar enviar mensagens de cobranças pelo WhatsApp, desde que siga as normas do Código de Defesa do Consumidor. Ou seja, é preciso seguir todos os pontos que falamos acima: a cobrança deve ser educada, clara e não abusiva, evitando práticas de constrangimento, como ameaças ou intimidações, garantindo que o processo respeite a privacidade e os direitos do consumidor.
Modelos de Mensagem de Cobrança pelo WhatsApp
Até aqui, já sabemos que a cobrança pelo WhatsApp funciona, mas é preciso muito cuidado e uma estratégia efetiva. Até por conta disso, é bastante recomendado apostar em sistemas automatizados, como as soluções de cobrança automatizada da Neofin, que possibilitam segmentar clientes, gerar contatos automatizados e ter um resultado mais dinâmico.
Contudo, também é possível apostar em alguns modelos de mensagem de cobrança para clientes pelo WhatsApp para ter resultados. A seguir, apresentamos alguns modelos de mensagens de cobrança que podem ser adaptados conforme o estágio do pagamento, seja antes, durante ou após o vencimento, ajudando você a gerenciar suas pendências de forma eficiente e profissional.
Modelos de Mensagem de Cobrança pelo WhatsApp
1- Mensagem de cobrança antes do vencimento (Cobrança Preventiva)
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Meu nome é Fulano, sou atendente da Empresa de Tal.
Gostaríamos de lembrá-lo que amanhã [ou em X dias] será gerada uma cobrança no valor de R$ [valor] referente à [contratação do serviço ou aquisição do produto] do mês de [mês] de [ano].
Nosso sistema indica que você costuma pagar via [forma de pagamento]. No entanto, se desejar alterar a forma de pagamento, é só nos avisar por aqui!
Agradecemos desde já e estamos à disposição!
2- Mensagem de Lembrete de Pagamento (ou mensagem de aviso sobre o vencimento da fatura)
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Meu nome é Fulano, sou atendente da Empresa de Tal.
Estamos passando para deixar apenas um lembrete: sua fatura de R$ [valor], referente ao mês de [mês] de [ano], vence hoje, [DD/MM]. Podemos lhe enviar o código de barras ou, se preferir, podemos facilitar o pagamento via Pix!
Fique à vontade para esclarecer qualquer dúvida. Agradecemos sua atenção!
3- Mensagem para envio logo após o vencimento
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Sou Fulano de Tal, atendente da Empresa de Tal.
Percebemos que a fatura de R$ [valor] referente ao mês de [mês] de [ano] não foi paga até o momento, estando em aberto até o dia (DD/MM).
Há algo em que possamos ajudar ou você gostaria de mudar a forma de pagamento?
Caso o pagamento já tenha sido feito, por favor, desconsidere essa mensagem.
4- Mensagem para poucos dias de atraso no pagamento (ou para o dia seguinte no caso de maus pagadores)
Oi, [Nome]!
Só passando para lembrar que a sua fatura #NNNN com a Empresa de Tal continua em aberto.
Se precisar do código de barras ou quiser fazer o pagamento via Pix, podemos te ajudar agora mesmo. Estamos à disposição para resolver qualquer dúvida!
5 – Mensagem para situações de 15 dias de atraso no pagamento
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Sou Fulano de Tal, atendente da Empresa de Tal.
A fatura com vencimento em [DD/MM/AA] ainda está em aberto conosco. Houve algum problema no processo? Se precisar de ajuda ou quiser discutir novas opções de pagamento, estamos à disposição.
Nos avise como podemos ajudar!
6- Mensagem de cobrança para faturas com 30-45 dias de atraso no pagamento
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Sou Fulano de Tal, atendente da Empresa de Tal.
Ainda não identificamos o pagamento da sua fatura de R$ [valor], com vencimento em [DD/MM/AA]. Devido a este fato, se o pagamento não for regularizado em breve, poderemos encaminhar a situação para os órgãos de proteção ao crédito, conforme nossa política.
Por favor, entre em contato para discutir como podemos regularizar essa pendência ou caso precise de mais informações.
7 – Mensagem sobre consequências da dívida
Oi, [Nome], tudo bem?
Meu nome é Fulano de Tal e sou um dos especialista da equipe da Empresa de Tal.
Como a sua fatura conosco ainda está em aberto, estamos enviando esta mensagem. Gostaríamos de alertá-lo que, se a fatura referente ao mês de [mês] de [ano] não for paga, pode haver a suspensão do serviço contratado e encaminhamento para órgãos de crédito.
Como sabemos que problemas podem acontecer, queremos te ajudar a acertar! Podemos gerar um link para pagamento ou enviar o código PIX para você?
Se precisar de mais informações ou ajuda, estamos à disposição!
Modelos de Mensagem de Renegociação de Dívidas pelo WhatsApp
1- Mensagem para oferecer renegociação da dívida
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Sou Fulano de Tal, atendente da Empresa de Tal.
Imprevistos acontecem e, por conta disso, gostaríamos de oferecer opções para renegociar a sua fatura pendente conosco. Se achar interessante, podemos apresentar algumas alternativas de pagamento.
Nos avise se deseja seguir com a renegociação!
2- Mensagem para ofertar possíveis soluções
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Sou Fulano de Tal, atendente da Empresa de Tal.
Precisando de apoio para quitar a sua fatura? A Empresa de Tal te ajuda! Queremos te oferecer uma forma de parcelar sua fatura de R$ [valor], com vencimento em [DD/MM/AA], em até 6 vezes.
Para conhecer outras alternativas ou entrar em contato com a nossa equipe, responda a esta mensagem
Modelos de Mensagem para o pós-pagamento
1- Agradecimento pelo acerto da conta
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Sou Fulano de Tal, atendente da Empresa de Tal.
Agradecemos o pagamento da sua fatura de R$ [valor] referente ao mês de [mês] de [ano]. Estamos sempre à disposição e adoraremos saber sua opinião através da nossa pesquisa de satisfação: [link].
Obrigado e até logo!
2 – Mensagem formal sobre fim da cobrança
Boa tarde, [Nome], tudo bem?
Sou Fulano de Tal, atendente da Empresa de Tal.
Reconhecemos a liquidação da(s) fatura(s) em aberto na data DD/MM/AAAA. Agradecemos o pagamento e nos colocamos à disposição para envio de documentos. Esperamos continuar com a nossa parceria em outros momentos.
Estamos sempre à disposição e adoraremos saber sua opinião através da nossa pesquisa de satisfação: [link].
Obrigado e até logo!
Confira dicas sobre como cobrar de forma efetiva com nossa CEO, Laura Camargo
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Para grandes empresas e quem precisa realizar cobranças em grandes volumes, a Neofin oferece uma solução altamente eficiente e inteligente, que não só agiliza o recebimento, mas também libera sua equipe para tarefas estratégicas e fortalece a confiança com seus clientes.
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Mas calma: a IA da Neofin não substitui o atendimento humano. Na realidade, ela o potencializa, garantindo uma interação personalizada, com segmentação por perfil de pagador e automação de todo o processo. Dessa forma, você foca no que realmente importa, enquanto a Neofin cuida da cobrança de maneira eficiente e segura.
Para garantir que sua solução de cobrança esteja à altura das exigências do mercado, a Neofin atende todos os critérios essenciais, como integração com a API oficial do WhatsApp Business, relatórios detalhados de ROI e total conformidade com a LGPD/GDPR. Escolha a Neofin e revolucione sua forma de cobrar.
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Cobrar de maneira eficiente e profissional é fundamental para o crescimento de qualquer empresa. Afinal, no Brasil, o WhatsApp se destaca como uma ferramenta essencial para a comunicação com os clientes, incluindo o processo de cobrança.
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