A gestão de cobrança, como nunca antes, se tornou tema fundamental para as empresas brasileiras, especialmente graças ao pico histórico de 6,64 milhões de empresas com dívidas em atraso em 2023, segundo dados do Serasa Experian.
Esses dados não apenas soam o alarme para a saúde econômica do Brasil, mas lança um desafio estratégico para as empresas: como gerir a cobrança de forma eficaz diante de uma onda tão alta de inadimplência?
Diante deste cenário, muitos gestores se perguntam se é possível equilibrar processos mais eficientes e o cuidado com o cliente. A resposta é sim: existem estratégias para amenizar os impactos negativos da inadimplência e preservar a relação com o cliente.
Esse conjunto de estratégias se chama gestão de cobranças. Ao longo deste artigo, vamos apresentar 7 dicas práticas para tornar o controle de cobranças uma ferramenta eficiente no que se propõe, sem gerar desconfortos para todas as partes envolvidas.
Acompanhe!
O que é gestão de cobrança?
Gestão de cobrança é um processo estratégico que visa recuperar créditos de forma organizada e assertiva. Para isso, mantém o foco no equilíbrio entre a eficiência em receber os valores devidos e a manutenção de um relacionamento saudável com os clientes.
Nesse contexto, além de controlar as contas a receber, essa gestão envolve a criação de:
- políticas claras;
- práticas mais humanizadas e eficientes de comunicação;
- um sistema que possibilite a negociação e o acompanhamento constante das dívidas.
Qual a importância de uma boa gestão de cobrança para o meu negócio?
Talvez você esteja se perguntando de que forma a gestão de contas a receber é uma ferramenta para lidar com os desafios impostos pela inadimplência.
Afinal, na maioria dos casos, as causas da inadimplência são externas, como desemprego, redução da renda, além da inflação e taxa Selic.
Entretanto, nesse cenário, as empresas que de fato recebem são aquelas que melhor adaptam seus processos e por isso estão mais preparadas para lidar com os clientes.
Então, na prática, uma boa gestão de cobrança é um investimento estratégico na adaptação e melhoria de processos que impactam positivamente: o fluxo de caixa, a relação com os clientes, a imagem da empresa e a otimização dos recursos.
Em outras palavras, é um aspecto decisivo para manter a estabilidade e viabilidade do empreendimento no competitivo mercado atual.
Leia também: Como evitar inadimplência na empresa
Como fazer controle de cobrança?
Realizar o controle de cobrança é uma tarefa que demanda organização e métodos específicos.
Para que sua empresa alcance a eficiência nesse processo, é necessário implementar estratégias que otimizem o acompanhamento das contas a receber e a interação com os clientes inadimplentes.
A seguir, veja sete dicas essenciais para aprimorar esse controle de maneira eficaz.
1. Organize as informações relacionadas a cobrança
Não tem outro jeito: uma gestão de contas a receber eficaz começa com a organização precisa das informações.
Afinal, é fundamental ter total clareza sobre os valores a receber, prazos de pagamento, histórico de transações e perfil de cada cliente.
Para isso, o ideal é utilizar sistemas que permitam a centralização e atualização constante desses dados. Assim fica mais fácil o monitoramento e a ação imediata quando há atrasos, além de permitir uma abordagem personalizada nas negociações de pagamento.
E lembre-se: em plena era digital, tudo é muito rápido. Os processos financeiros, em geral, também devem ser.
2. Estabeleça um processo de cobrança
O estabelecimento de um processo, ou uma régua de cobrança clara e padronizada é imprescindível. Para isso, defina etapas consecutivas e procedimentos específicos para cada fase da cobrança.
O processo deve incluir desde o primeiro contato até medidas mais incisivas, se necessário. Aproveite para se informar também sobre a negativação de devedores.
3. Monitore cobranças em aberto
O monitoramento das cobranças em aberto é um fator chave para um controle mais efetivo. É essencial acompanhar de perto os pagamentos pendentes, atualizando o status regularmente.
Nesse sentido, ferramentas de gestão de cobranças são úteis para automatizar alertas para quando uma conta se aproxima da data de vencimento ou já passou dela. Assim, intervenções rápidas e adequadas para cada caso são flexibilizadas.
Leia também: O que é conciliação bancária, como fazer e dicas para facilitar
4. Padronize o atendimento e comunicação
A comunicação é o fator central no que diz respeito à garantia do bom relacionamento com o cliente. Não à toa, o sucesso na recuperação de créditos muitas vezes também está associado à consistência no atendimento e nas interações com os clientes.
Pensando nisso, desenvolva scripts e orientações que garantam a padronização do diálogo de uma forma humana e empática, sem deixar de transmitir a seriedade do assunto.
5. Faça negociação se necessário
Uma das regras de como cobrar um cliente que não paga é permanecer disposto a compreender a situação do devedor e oferecer condições de pagamento realistas e justas.
Aliás, etapas de negociação já são previstas no processo de cobrança.
A flexibilidade pode ser decisiva para receber dívidas, seja por meio de parcelamentos ou acordos que se encaixem nas possibilidades do cliente.
6. Registre as interações e atividades relacionadas à cobrança
Uma forma para garantir que a negociação e todas as interações com o cliente sejam mais amistosas e assertivas é tendo conhecimento de todo o histórico dele com a empresa.
Nesse aspecto, um sistema de gestão também se destaca, pois registra todas as atividades relacionadas a cada cobrança, inclusive os detalhes das negociações.
Esses registros servem para referências futuras, análises de desempenho e como prova, em casos de disputas.
Já de um ponto de vista estratégico, também ajudam a identificar padrões e oportunidades para aprimorar estratégias de cobrança.
7. Conte com uma plataforma integrada
Por fim, a última dica da nossa lista poderia até ser a primeira, afinal, um sistema de gestão de pagamentos e cobranças é relevante em cada uma das fases do processo de cobrança moderno!
Ferramentas assim são especializadas e fornecem um panorama claro da situação financeira dos clientes. Ainda permitem a geração de relatórios detalhados e facilitam uma comunicação efetiva, no momento perfeito.
Com uma uma solução tecnológica como essa, você ganha em:
- agilidade;
- automatização de processos;
- precisão nas análises e antecipação de ações;
- otimização de tempo e recursos;
- melhores resultados nos processos de recuperação de créditos.
Conclusão
Em resumo, uma gestão de cobrança é um processo estratégico com uma visão ampla, que considera a necessidade de receber créditos devidos em dias, sem perder de vista o zelo e respeito pelo cliente devedor.
Para ser eficiente, esse processo combina fatores como:
- organização;
- processos estruturados;
- monitoramento constante;
- comunicação padronizada e humanizada;
- flexibilidade nas negociações;
- registro minucioso; e
- uso de tecnologia integrada.
Seguindo estas dicas, sua empresa estará melhor equipada para enfrentar a inadimplência e proteger a saúde financeira do negócio.
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