A equipe cuida dos equipamentos, organiza o espaço, acompanha os horários de aula, o aluno frequenta, usa os equipamentos, participa das aulas… no entanto, esquece de pagar a mensalidade.
Ou pior ainda: paga com atraso todos os meses, sem aviso, sem justificativa.
O time da recepção até tenta lembrar, liga, manda WhatsApp… porém, ninguém quer parecer insistente demais. E quando não cobra, o prejuízo aparece no caixa.
A inadimplência não é só um problema financeiro. Ela desorganiza o trabalho e desgasta a equipe.
A boa notícia é que dá pra cobrar com mais eficiência, e ainda por cima, sem precisar ser insistente ou invasivo.
Quero ir direto ao ponto, por isso, hoje vou te mostrar: qual é a melhor forma de organizar a cobrança, evitar a inadimplência e manter um ótimo relacionamento com os alunos da sua academia.
1. Comece com um sistema simples, mas automatizado
Se hoje você ainda confia em planilha, memória da equipe ou bloco de anotações para controlar pagamentos, é aí que mora o problema.
A melhor forma de começar a resolver a inadimplência é ter uma Régua de cobrança automatizada.
Isso porque ela faz o seguinte por você:
- Envia lembretes antes e depois do vencimento da mensalidade
- Usa canais como WhatsApp, e-mail ou SMS (você escolhe quais)
- Adapta a mensagem conforme o perfil do aluno
- Acompanha quem pagou e quem não pagou
Como resultado, a cobrança acontece sem você precisar lembrar.
E com a Régua de Cobrança Automatizada da Neofin, você configura isso uma vez e deixa o sistema fazer o trabalho.
Você ganha tempo para cuidar da operação, liderar a equipe e focar no crescimento da sua academia. Ou seja, sem dor de cabeça com inadimplência.
2. Ajuste o tom da mensagem de acordo com o aluno
Nem todo aluno que atrasa o pagamento é igual. Alguns esquecem. Outros estão com dificuldade financeira e precisam de mais opções. Alguns estão testando o quanto podem esticar o prazo.
O mesmo tom para todo mundo pode afastar bons pagadores ou “passar pano” para os maus pagadores.
Por isso, você não pode depender de mensagens genéricas ou do improviso na hora de lembrar seus alunos que está na hora de pagar a mensalidade.
O ideal é adaptar:
- Para alunos novos: lembretes leves e educativos
- Para alunos bons pagadores: comunicação pontual e respeitosa
- Para alunos que sempre atrasam: tom firme e objetivo
- Para alunos com dívidas acumuladas: mensagens frequentes, linguagem clara + medidas como protesto automático
Na Neofin, essa diferenciação de perfis já está totalmente integrada na Régua Automática.
Você define o perfil do cliente e então o tom da cobrança se ajusta sozinho!
Quer ver como funciona na prática? Agende uma demonstração com a gente.
3. Sempre facilite a forma de pagamento
Cada aluno tem uma preferência:
Uns só pagam por Pix, outros gostam do boleto, tem gente que prefere o cartão.
A verdade? Para academia, o importante é receber e, sobretudo, receber no prazo.
Quando o aluno precisa pedir o link, reenviar o boleto ou esperar atendimento para conseguir pagar, a inadimplência aumenta.
Com a Conta de Recebimento Neofin, tudo fica fácil:
- Pix, boleto e cartão no mesmo link
- Envio automático junto da cobrança
- Baixa imediata após o pagamento
Sendo assim, quanto mais simples for pagar, menor a chance de atraso.
4. Dê autonomia para o aluno negociar
Muitos têm medo de oferecer parcelamento ou condições especiais, com receio dessa escolha bagunçar o financeiro.
Mas a verdade é: se você não oferece opções, o aluno pode simplesmente desistir, mesmo que tivesse interesse em resolver.
O ideal é oferecer alternativas controladas, com regras definidas por você e, acima de tudo, sem intermediários.
Com o Portal de Renegociação da Neofin, o aluno entra, escolhe a condição disponível, fecha o acordo e já recebe o link para pagamento.
É você quem define os critérios. E a gente cuida do resto.
5. Evite cobranças manuais e dispersas
Se a equipe da recepção está tentando lembrar quem pagou e quem não, a cobrança vai sempre ficar desorganizada.
O certo é centralizar tudo num CRM de cobrança, onde você consegue ver:
- Quem está com a mensalidade em dia
- Quem está atrasado
- Quem já foi cobrado, por qual canal e com qual resposta
A Neofin oferece esse controle num painel simples e direto.
Dessa forma, sua equipe sabe exatamente onde agir!
Foca na academia, deixa a cobrança com a gente.
Te mostrei hoje que você não precisa se tornar um especialista em finanças para resolver a inadimplência da sua academia… na verdade, só precisa de um sistema com soluções que organize isso por você.
Com as ferramentas certas, você evita esquecimentos, reduz atrasos, melhora o fluxo de caixa e ainda por cima, mantém seus alunos por mais tempo.
A Neofin te ajuda a transformar a cobrança em um processo simples.
Tá pronto para entender como tudo isso funciona para a sua academia? Agende agora uma demonstração gratuita!
Quer entender mais?
Preparei um vídeo para que você conheça mais estratégias eficazes para a sua empresa reduzir a inadimplência. Sem dúvidas, tenho certeza que será útil:
Nos vemos nas próximas edições!
Um forte abraço,
Laura Camargo
