Gerenciar bem as contas a receber é um dos pilares da saúde financeira de qualquer empresa, afinal, o caixa é rei quando falamos sobre a sustentabilidade de um negócio.
Mais do que acompanhar valores que entram, trata-se de controlar o fluxo de caixa, identificar atrasos e garantir que o dinheiro circule de forma previsível. Dessa forma, a empresa é planejada de modo a pensar no seu futuro e evita situações em que a falta de receita pode prejudicá-la.
Ou seja, principalmente para empresários brasileiros, dominar o controle de contas a receber é essencial para manter o negócio sustentável e competitivo.
Veja mais abaixo.
O que é o Controle de Contas a Receber?
O controle de contas a receber consiste em registrar, acompanhar e cobrar todos os valores que a empresa tem a receber de clientes, sejam eles provenientes de vendas a prazo, contratos de serviços ou assinaturas recorrentes.
Ou seja, é uma forma de preservar o caixa da empresa por meio de estratégias de gestão financeira e controle sobre o faturamento.
Manter esse controle atualizado evita surpresas desagradáveis, como falta de liquidez, inadimplência alta e dificuldade de planejamento financeiro.
Resumindo, o controle eficiente permite que o empresário saiba quando e quanto vai receber, facilitando a tomada de decisões. Da mesma forma, permite que ele aja para evitar a perda de dinheiro e para manter os clientes adimplentes.
Por que o Controle de Contas a Receber é Importante?
- Melhora o fluxo de caixa: permite prever entradas e planejar pagamentos.
- Reduz a inadimplência: facilita a identificação de clientes em atraso.
- Aumenta a eficiência financeira: evita perdas e retrabalhos.
- Apoia o crescimento: garante capital de giro para reinvestir no negócio.
Sem um controle adequado, a empresa corre o risco de ter lucro no papel e prejuízo no caixa.
Com um controle bem apurado, a empresa pode saber onde investir para melhorar o recebimento. Por exemplo: ela pode optar por investir em soluções de cobrança automatizadas para melhorar a eficiência e produtividade da equipe, enquanto melhora as taxas de recebimento de faturas.
Principais Desafios no Controle de Contas a Receber
Apesar de ser um processo básico, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades na hora de fazer a gestão das contas a receber. Seja por falta de dados ou ausência de pessoal para gerenciar tarefas, o controle das contas a receber pode ficar de lado e deixar de ser um foco.
Por isso, é importante sempre lembrar que o caixa deve ser uma preocupação constante e não pode ser colocado em segundo plano.
Outros fatores também podem tornar a gestão financeira mais difícil, como:
- Falta de integração entre vendas e financeiro: uma empresa que não caminha de forma integrada pode ter inúmeros problemas. Por isso, é essencial ligar todos os segmentos para um bom desempenho;
- Erros no lançamento de faturas: a gestão automatizada de cobranças evita erros humanos e facilita o trabalho da equipe;
- Ausência de políticas de cobrança claras;
- Pouco uso de tecnologia para automatizar processos: desde o CRM até o atendimento automatizado, tudo isso melhora a gestão financeira do negócio;
- Comunicação ineficiente com clientes inadimplentes.
Esses problemas resultam em atrasos e perda de receita. O segredo está em adotar processos padronizados e ferramentas digitais que tragam agilidade e visibilidade às operações.
Como Fazer um Controle de Contas a Receber Eficiente
1. Centralize todas as informações financeiras
Reúna em um único sistema todas as faturas emitidas, valores devidos, vencimentos e status de pagamento. Ferramentas como CRMs, ERPs ou softwares financeiros são ótimas opções para pequenas e médias empresas.
2. Automatize tarefas repetitivas
A automação reduz falhas humanas e economiza tempo. Configure alertas automáticos de vencimento, emissão de boletos e envio de e-mails de cobrança.
Empresas que automatizam o envio de lembretes antes do vencimento reduzem a inadimplência de forma considerável.
3. Analise o histórico de clientes
Crie relatórios com o comportamento de pagamento de cada cliente. Assim, é possível identificar padrões de atraso e ajustar prazos de crédito ou condições especiais.
Soluções como as da Neofin permitem segmentar clientes a partir desses dados para um melhor gerenciamento do setor de contas a pagar:
4. Estabeleça políticas claras de cobrança
Defina:
- Quando o cliente será notificado do vencimento;
- Como serão tratados atrasos (primeiro aviso, segundo aviso, negativação etc.);
- Critérios para concessão de novos créditos.
Ter regras documentadas e comunicadas evita conflitos e garante transparência.
5. Faça conciliação bancária regularmente
A conciliação bancária garante que os valores lançados no sistema estejam de acordo com os depósitos recebidos. Esse processo deve ser feito diariamente para evitar divergências e manter o controle atualizado.
Ferramentas Digitais para Otimizar Contas a Receber
A tecnologia se tornou uma aliada indispensável da gestão financeira moderna.
As principais soluções incluem:
- ERP Integrado: centraliza finanças, vendas e estoque: Um ERP integrado permite que todas as informações da empresa — desde o controle financeiro até as operações de vendas e gestão de estoque — fiquem concentradas em um único sistema. Isso facilita a tomada de decisões estratégicas, reduz erros e melhora a eficiência operacional do negócio.
- Softwares de cobrança automática: enviam faturas e lembretes automáticos: Os softwares de cobrança automática ajudam a manter o fluxo de caixa em dia, enviando faturas e notificações de pagamento sem intervenção manual. Com isso, a empresa economiza tempo e reduz significativamente o número de atrasos nos recebimentos.
- Planilhas inteligentes: ideais para microempresas que estão começando: As planilhas inteligentes são ferramentas acessíveis e personalizáveis que ajudam pequenos empreendedores a organizar suas finanças e acompanhar o desempenho do negócio. Elas permitem gerar relatórios, gráficos e projeções de maneira prática e de baixo custo.
- Integração via Pix e Open Finance: acelera o recebimento e simplifica o processo: A integração com Pix e Open Finance moderniza as transações financeiras, oferecendo pagamentos instantâneos e conciliação automática de dados. Isso traz mais agilidade para o recebimento, melhora a experiência do cliente e fortalece o controle financeiro da empresa.
A Neofin conta com diferentes soluções para a sua empresa começar a tornar o caixa em uma fonte de receitas. Entre elas, a régua de cobrança automatizada ajuda a recuperar cada vez mais os inadimplentes:
Indicadores Importantes no Controle de Contas a Receber
Acompanhar métricas ajuda a entender se o processo está funcionando. A partir delas, é possível mudar o rumo, entender onde focar esforços e quais as ferramentas são mais necessárias para melhorar o recebimento.
Os principais indicadores são:
| Indicador | Descrição | Meta Ideal |
| Inadimplência (%) | Percentual de faturas não pagas no prazo | Abaixo de 5% |
| Prazo Médio de Recebimento (PMR) | Tempo médio entre venda e pagamento | Até 30 dias |
| Taxa de Recuperação de Crédito | Valor recuperado de inadimplentes | Acima de 80% |
Esses números devem ser analisados mensalmente para detectar gargalos e tomar decisões preventivas.
Transforme o Controle de Contas a Receber em um Diferencial Competitivo
Empresas que dominam o controle de contas a receber não apenas sobrevivem, mas prosperam. Um sistema bem estruturado permite antecipar problemas, manter o caixa positivo e fortalecer a confiança do cliente.
O próximo passo é agir: adote uma ferramenta de gestão financeira, crie políticas claras de cobrança e automatize seus processos.
Quanto mais rápido você implementar essas práticas, mais saudável será o crescimento do seu negócio.
Quer otimizar sua gestão financeira? Conheça nossas soluções e otimize a gestão das contas a receber para reduzir atrasos e aumentar a rentabilidade da sua empresa.
