A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma das obrigações mais importantes para empresas do Simples Nacional. Ela reúne dados essenciais sobre faturamento, impostos, lucro, número de funcionários e demais informações que a Receita Federal utiliza para fiscalizar e validar a regularidade das empresas.
Mesmo sendo uma obrigação anual, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre como funciona, quem precisa entregar e quais riscos existem para quem não cumpre o prazo.
Neste guia completo, você vai entender tudo sobre a DEFIS, como fazer a entrega correta e por que manter a organização fiscal é fundamental para o crescimento sustentável do seu negócio.
O que é a DEFIS?
A DEFIS é uma declaração obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, substituindo a antiga DASN. Ela reúne informações contábeis, fiscais e socioeconômicas referentes ao ano anterior.
Funciona como um “raio-X” da situação da empresa para fins de fiscalização.
Para que serve a DEFIS
A declaração permite que a Receita Federal acompanhe:
- Faturamento anual do negócio
- Distribuição de lucros
- Valor total dos impostos pagos
- Quantidade de funcionários
- Informações sobre atividades exercidas
- Dados patrimoniais da empresa
Essas informações ajudam o governo a manter a conformidade do regime simplificado e a evitar irregularidades.
Quem precisa entregar a DEFIS?
Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, independentemente do porte ou do faturamento, devem enviar a declaração obrigatória ao final de cada ano-calendário. Isso inclui também os MEIs que, por qualquer motivo, tenham sido desenquadrados do regime durante o ano, passando automaticamente a seguir as regras do Simples Nacional como microempresa ou empresa de pequeno porte.
Nesses casos, mesmo que a mudança tenha ocorrido no meio do ano, a entrega da DEFIS continua obrigatória.
Já o MEI formal, ou seja, aquele que permaneceu enquadrado como Microempreendedor Individual durante todo o período, não envia a DEFIS. Para ele, a obrigação é apenas a DASN-SIMEI, que reúne as informações de faturamento anual e mantém sua regularidade perante a Receita Federal.
Prazos de entrega da DEFIS
A DEFIS precisa ser entregue todos os anos, geralmente até 31 de março do ano seguinte ao exercício fiscal. Quando a declaração não é enviada no prazo, a empresa pode enfrentar diversas consequências, como restrições no CNPJ, dificuldades para emitir o DAS, bloqueio temporário na emissão de notas fiscais e possíveis impedimentos em regularizações futuras.
Quais são as informações exigidas na DEFIS?
A DEFIS funciona como um relatório anual obrigatório que reúne todas as informações econômicas, fiscais e operacionais da empresa optante pelo Simples Nacional. Na prática, ela serve para que a Receita Federal acompanhe a movimentação financeira e o cumprimento das regras tributárias ao longo do ano-calendário. O preenchimento é realizado diretamente no sistema PGDAS-D, dentro do portal do Simples Nacional, onde a empresa deve inserir dados referentes às suas operações.
Entre as informações exigidas, estão:
- Receita bruta anual, detalhando o total faturado pela empresa no período;
- Lucros distribuídos aos sócios, especificando valores pagos e períodos correspondentes;
- Existência de estoque e bens, informando itens mantidos no patrimônio da empresa;
- Total de despesas, incluindo gastos operacionais relevantes;
- Impostos recolhidos, demonstrando as apurações e pagamentos do DAS;
- Dados de funcionários e pró-labore, contendo valores pagos, número de colaboradores e encargos associados.
Essas informações garantem transparência e regularidade fiscal.
Como é feita a entrega
A DEFIS é transmitida exclusivamente pelo sistema PGDAS-D, disponível dentro do portal oficial do Simples Nacional. Todo o processo de preenchimento e envio é realizado online, de forma integrada ao ambiente já utilizado pelas empresas para apuração do DAS.
Essa centralização facilita o controle das informações fiscais e garante maior segurança e praticidade no cumprimento da obrigação.
O papel da Cobrança nas empresas e relação com a DEFIS
A área de cobrança desempenha um papel importante na organização financeira da empresa, influenciando diretamente na qualidade das informações declaradas na DEFIS.
Documentos e comprovantes usados na declaração
Relatórios de pagamentos recebidos, comprovantes de boletos, notas fiscais e extratos bancários ajudam a garantir que os dados enviados na DEFIS estejam corretos.
Como uma gestão de cobrança eficiente evita inconsistências
Uma gestão de cobrança eficiente é fundamental para manter a saúde financeira da empresa e evitar inconsistências no preenchimento da DEFIS.
Quando o controle de recebimentos é organizado, a inadimplência diminui e o fluxo de caixa se torna mais previsível. Isso resulta em registros financeiros claros e atualizados, facilitando a apuração correta da receita bruta, das despesas e até dos lucros distribuídos.
Assim, a empresa garante informações confiáveis e reduz riscos de erros ou divergências na declaração anual.
Erros comuns ao preencher a DEFIS
- Informar valores incorretos de faturamento
- Omitir distribuição de lucros
- Não registrar funcionários corretamente
- Confundir DEFIS com DASN
- Perder o prazo de envio
Esses erros podem gerar fiscalizações, multas e bloqueios operacionais.
Como organizar dados para entregar a DEFIS sem erros
Boas práticas
Manter documentos fiscais atualizados, relatórios contábeis completos e registro de todas as operações facilita a declaração.
Uso de ferramentas digitais
Sistemas ERP, plataformas de gestão financeira e automatização de relatórios ajudam a evitar erros e aceleram o preenchimento.
Fique atento aos prazos e mantenha seu negócio em dia
A DEFIS é uma obrigação essencial para manter sua empresa regular e evitar problemas com a Receita Federal. Quando preenchida corretamente, ela garante segurança jurídica, melhora o controle financeiro e contribui para decisões estratégicas mais assertivas.
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