A inadimplência é uma preocupação constante para gestores de todas as empresas, desde startups até grandes corporações, afinal, o caixa é rei na hora de saber sobre a sustentabilidade de uma empresa. Por isso, saber quem deve, quanto deve e quando o pagamento está vencido é crucial para manter o equilíbrio financeiro e garantir a saúde da operação.
É aqui que a Aging List (ou Lista de Vencimentos) entra em cena. Este documento essencial oferece uma visão clara e estratégica sobre os recebíveis da empresa, sobre as contas a pagar e mais, permitindo um controle mais eficaz da inadimplência e facilitando a gestão financeira.
Neste artigo, vamos explicar o que é uma Aging List, como ela pode beneficiar seu negócio e como criar um relatório eficiente para melhorar sua gestão de cobranças.
O que é a Aging List?
A Aging List é uma ferramenta crucial para qualquer departamento financeiro que detalha as contas a pagar e também as contas a receber de uma empresa, ou seja, o cenário como devedor e como credor de uma grande empresa, startup e pequena ou média empresa.
Ela é um painel de controle que organiza as contas a receber e a pagar, separando-as conforme o tempo que cada conta tem desde a sua emissão. Essa divisão permite uma visualização rápida e clara para entender o que está em atraso e o que necessita de outras ações, inclusive tornando a empresa, quando tem dívidas ou contas atrasadas, um polo ativo de buscar a renegociação com o seu credor. Isso tudo acaba facilitando a tomada de decisões sobre a melhor forma de cobrar.
Geralmente, as colunas da Aging List são divididas da seguinte maneira:
- 0 a 30 dias: Contas com até 30 dias de sua emissão, podendo ou não estar em atraso.
- 31 a 60 dias: Contas que passaram de 31 a 60 dias de vencimento.
- 61 a 90 dias: Contas que ultrapassaram 60 dias.
- Mais de 90 dias: Contas com mais de 90 dias de atraso.
Com essa organização, é possível identificar rapidamente a gravidade de cada situação e adotar a estratégia de cobrança mais adequada.
Quais os Benefícios da Aging List para empresas?
Adotar a Aging List no gerenciamento financeiro da sua empresa pode trazer diversos benefícios, facilitando a análise sobre o caixa e sobre o panorama atual da empresa, encontrando gargalos de informações ou mesmo descobrindo se alguma conta está sempre em atraso por algum motivo.
Vamos explorar alguns dos principais:
1. Visão Clara do Caixa
Ao organizar os recebíveis de forma detalhada e por prazos, a Aging List proporciona uma visão clara do que está por vir em termos de fluxo de caixa. Ela ajuda a antecipar o que a empresa pode esperar em termos de recebimento, facilitando o planejamento financeiro e evitando surpresas.
2. Controle da Inadimplência
Identificar as dívidas vencidas rapidamente é uma das maiores vantagens da Aging List. Com essa ferramenta, sua equipe pode agir de forma mais ágil, enviando lembretes de pagamento, propondo renegociações ou até agindo preventivamente antes que o atraso se transforme em um calote.
Combinando a Aging List com um sistema de cobrança automatizado, como as soluções da Neofin, é possível aumentar o seu caixa e transformar a cobrança em um centro gerador de receitas para o seu negócio.
3. Foco nos Devedores Mais Relevantes
A lista facilita a priorização dos devedores. Por exemplo, é possível ver de forma clara quem deve mais e há quanto tempo está em atraso. Isso permite que a equipe de cobranças direcione seus esforços de maneira mais eficiente, priorizando os clientes com maiores pendências ou os que representam mais risco para a empresa.
Outro ponto importante é que esta ferramenta auxilia a encontrar maus pagadores, possibilitando ter um controle mais rápido para evitar problemas.
4. Decisões Mais Informadas e Embasadas
A diretoria e os gestores podem tomar decisões com base em dados atualizados e precisos, tornando o gerenciamento financeiro mais tranquilo e eficiente, ajudando a calcular riscos, projetar receitas futuras e até melhorar a comunicação com credores.
5. Relacionamento mais próximo com fornecedores
Quando saímos das contas a receber para as contas a pagar, a Aging List se torna uma forma também de estreitar as relações com fornecedores e intermediários, pois possibilita encontrá-los para adiantar pagamentos, resolver pendências e fazer uma renegociação mais eficiente, se tornando um polo ativo também na sua gestão financeira.
Como fazer uma Aging List Eficiente?
Para criar uma Aging List, é preciso mais do que apenas listar os devedores. Na realidade, como em outros relatórios de contabilidade, o ideal é que também se incluam outras informações e seja um trabalho de time para equilibrar a gestão de caixa.
Por exemplo, é possível usar um sistema de gestão financeira ou um CRM de cobranças, mas também não é impossível contar apenas com planilhas, separando-as por abas. Neste sentido, também é importante contar com dados claros e atualizados, o que pode demandar uma busca ativa por mais informações sobre devedores.
Aqui estão alguns passos essenciais para garantir que a lista seja útil e prática para a sua empresa:
1. Liste Todos os Devedores e todas as dívidas
Comece incluindo informações básicas de cada cliente que está em débito, como nome, valor devido, data de vencimento da fatura e data do pagamento. Se for possível, também tenha um campo com tempo médio de pagamento anterior para ter uma base de dados mais robusta.
Isso ajudará a ter uma visão geral de todos os clientes pendentes. No caso das contas a pagar, liste todas as dívidas próprias da empresa com os mesmos dados.
2. Classifique os Débitos por Faixa de Atraso
Organize os devedores em colunas, de acordo com o tempo de atraso (0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, e mais de 90 dias). Assim, será mais fácil visualizar a situação de cada cliente e a priorizar a cobrança.
3. Use Softwares para Automatizar o Processo
Se possível, utilize ferramentas financeiras, como sistemas de ERP ou CRM, para automatizar a criação e atualização da Aging List. Esses softwares podem realizar cálculos automaticamente, atualizar os dados em tempo real e até gerar alertas de vencimento.
4. Revise Periodicamente a Lista
A Aging List não pode ser algo estático. Isto é, ela deve ser atualizada com frequência para refletir as mudanças no fluxo de caixa da empresa. Uma boa dica é adotar uma rotina semanal, quinzenal ou mensal para revisar e ajustar os dados.
5. Crie um Plano de Ação Claro
Para cada grupo de devedores, tenha um plano de ação específico. Se um cliente está com débito há mais de 90 dias, pode ser necessário um contato mais firme ou até uma medida jurídica. Já para os devedores mais recentes, pode ser suficiente um lembrete amigável.
Ferramentas para Otimizar a Gestão da Aging List
A tecnologia muda a gestão de cobranças, tornando-a um processo rápido, automatizado e nada constrangedor, ao contrário do passado onde era desconfortável cobrar (aliás, essa é a grande missão da Neofin). Por isso, muitas empresas já contam com sistemas integrados que facilitam a criação e o gerenciamento da Aging List.
Algumas ferramentas que podem otimizar esse processo incluem:
- ERPs com Módulos Financeiros: Sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) frequentemente têm módulos financeiros que atualizam automaticamente os dados de recebíveis, facilitando a criação da lista.
- Sistemas de Cobrança Automatizados: Existem plataformas específicas para gestão de cobrança, que programam lembretes e enviam comprovantes de pagamento automaticamente, mantendo o processo mais eficiente.
- CRMs Financeiros: Os CRMs podem integrar informações de clientes, histórico de pagamentos e inadimplência em um único painel, proporcionando uma visão holística e atualizada da situação financeira da empresa.
Essas ferramentas ajudam a reduzir o risco de erro humano e a melhorar a organização do fluxo de caixa da empresa.
É aqui que a Neofin entra. Com integrações com o seu ERP e o CNAB de múltiplos bancos, proporcionando uma comunicação fluida e sem falhas, as nossas soluções permitem uma gestão financeira e um controle das contas a receber melhor e mais rápida, garantindo que o seu cliente seja informado sobre dívidas ou sobre pagamentos de forma humanizada e personalizada.
Além disso, as integrações da Neofin são feitas de modo a garantir a conexão perfeita com qualquer ERP, incluindo o Omie e Protheus.
Saiba mais sobre as nossas soluções
A Aging List é uma Aliada na Gestão Financeira
Em um cenário econômico cada vez mais desafiador, a Aging List se apresenta como uma ferramenta fundamental para controlar a inadimplência e garantir a saúde financeira da empresa. Com ela, é possível monitorar a evolução das pendências, adotar as melhores estratégias de cobrança e tomar decisões baseadas em dados precisos.
Quer otimizar ainda mais sua gestão financeira? Nossas ferramentas oferecem soluções para a melhor gestão de contas a receber e uma cobrança automatizada recorrente, gerando também relatórios essenciais em poucos cliques, garantindo mais controle e segurança para o seu negócio.
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