Mensagem de Cobrança: Como Receber de Seus Clientes

Mensagem de Cobrança: Como Receber de Seus Clientes

A mensagem correta é fundamental, especialmente nas interações de cobrança. A forma como uma empresa se comunica com seus clientes para cobrar dívidas impacta diretamente na taxa de sucesso e na percepção da marca. A Neofin, com sua experiência em gestão de cobranças, entende que uma abordagem de comunicação bem calibrada pode aprimorar o relacionamento com o cliente e melhorar os resultados de recebimento. Neste artigo, vamos explorar a importância da comunicação na cobrança e como sistemas automatizados podem resolver esse processo.

A Cobrança como Misto de Arte e Dados

A cobrança não é apenas sobre números e processos mecânicos; trata-se de equilibrar dados com uma abordagem planejada. Esse processo exige compreender o contexto e o perfil do cliente, o que torna a cobrança um misto de arte e ciência de dados. No entanto, sem o uso correto de ferramentas e canais, essa tarefa pode se tornar massiva e ineficaz.

As tecnologias modernas permitem que as equipes financeiras automatizem processos repetitivos e ajustem a comunicação ao perfil de cada cliente. Sistemas de cobrança automatizados, como os oferecidos pela Neofin, possibilitam gerenciar prazos, registros de comunicação e cadências de cobrança de maneira simplificada, o que é crucial para garantir uma gestão de recebíveis eficiente.

A Linguagem na Cobrança: Encontrando o Tom Certo

Ao se comunicar com o cliente, a escolha da linguagem e do tom é essencial para o sucesso. A comunicação varia dependendo do canal utilizado – e-mails geralmente têm um caráter mais formal e documentado, enquanto mensagens via WhatsApp ou SMS tendem a ser mais diretas e informais. Essa diferenciação é necessária, pois a formalidade ou a espontaneidade adequadas ao canal aumentam a probabilidade de resposta.

A definição de uma régua de cobrança com diferentes abordagens para cada situação – como lembretes gentis para bons pagadores e notificações mais incisivas para clientes inadimplentes – torna o processo de cobrança mais humanizado e eficaz. Esses ajustes de tom e cadência, pensados de acordo com o perfil do pagador, permitem que a empresa se mantenha presente e relevante no dia a dia do cliente sem ser invasiva.

Importância da Frequência e dos Canais de Comunicação

A periodicidade das mensagens e os canais escolhidos afetam significativamente o resultado de uma cobrança. Para novos clientes, a comunicação inicial tende a ser mais genérica, com lembretes regulares de pagamento. Já para clientes recorrentes, a comunicação deve ser ajustada com menor frequência, enquanto para os considerados duvidosos ou inadimplentes, a abordagem deve ser mais frequente e direcionada.

O sistema de cobrança automatizado da Neofin é projetado para adequar automaticamente essa periodicidade e o canal de comunicação, seja via e-mail, WhatsApp ou SMS. O objetivo é não apenas assegurar que a mensagem atinja o cliente, mas que também ocorra no momento certo e pelo canal que mais tenha impacto.

Cobrança Automatizada e a Mudança de Papel da Equipe Financeira

As funções de uma equipe financeira mudaram drasticamente com a introdução de tecnologias para automação. Antes focados em atividades operacionais, como conciliação bancária e controle de pagamento, os times financeiros hoje desempenham um papel estratégico, sendo guardiões do caixa e responsáveis por contribuir para decisões de investimento.

Ferramentas de cobrança automatizadas permitem que as equipes financeiras deleguem a automação tarefas repetitivas e direcionem seus esforços para funções de maior valor, como alocação de capital e gestão de fluxo de caixa. Essa mudança é essencial para empresas que desejam garantir que o processo de contas a receber flua sem falhas, evitando impactos negativos no caixa e no relacionamento com o cliente.

analisando-fluxo-de-caixa

Vantagens de um Sistema Automatizado de Cobrança

Implementar um sistema de cobrança automatizado oferece vantagens significativas:

  • Eficiência Operacional: A automação reduz o tempo e os recursos dedicados a tarefas manuais, como o envio de lembretes e a conciliação de pagamentos.
  • Personalização da Cobrança: Perfis de clientes são analisados e a comunicação ajustada conforme o histórico de pagamento, garantindo uma abordagem mais eficaz.
  • Maior Controle e Transparência: Com um CRM de cobrança, todos os dados de comunicação e pagamento ficam centralizados, facilitando auditorias e a análise de desempenho.
  • Aumento da Taxa de Recebimento: Ao utilizar dados históricos para prever comportamentos de pagamento, o sistema ajusta o tom e a frequência das cobranças, aumentando as chances de receber o pagamento.

Nuances da Comunicação na Cobrança B2B

O contexto de cobrança B2B apresenta desafios únicos. Ao lidar com clientes, é crucial entender que a cobrança deve ser estruturada como um relacionamento de longo prazo, e não apenas como uma transação. Isso significa adotar uma abordagem menos invasiva, mas igualmente assertiva, com mensagens que tragam clareza sobre os prazos e as consequências de eventuais atrasos.

Para alcançar sucesso na cobrança B2B, a régua de cobrança da Neofin contempla o uso de linguagem assertiva e clara, adaptada ao porte e segmento de cada cliente. Esse ajuste é fundamental, pois clientes B2B muitas vezes enfrentam complexidades financeiras e operacionais que impactam sua capacidade de pagamento. A comunicação, portanto, deve se basear em informações bem fundamentadas, demonstrando empatia e flexibilidade, mas mantendo a assertividade necessária para evitar atrasos.

Soluções de Cobrança Personalizadas 

A Neofin oferece uma gama completa de soluções em cobrança automatizada, desenvolvidas especificamente para empresas que buscam eficiência e assertividade no relacionamento com seus clientes. Com expertise em gestão de recebíveis e tecnologia de ponta, os serviços da Neofin se destacam por garantir que as operações financeiras mantenham-se organizadas, otimizadas e ajustadas ao perfil de cada cliente. A seguir, confira como a Neofin pode resolver a gestão de cobranças em sua empresa:

  • Régua de Cobrança Automatizada: Nossas soluções contemplam uma régua de cobrança completa, que automatiza o processo de cobrança desde o primeiro contato com o cliente até a recuperação de dívidas em casos de inadimplência. Com essa ferramenta de cobrança, é possível configurar a frequência de comunicações, ajustar o tom da mensagem e escolher o canal mais adequado para cada perfil de cliente, garantindo uma cobrança B2B eficiente e sem falhas.
  • Relatórios Táticos e CRM de Cobrança: O sistema de cobrança da Neofin também inclui um CRM de cobrança completo, que fornece visibilidade total das interações e pagamentos, facilitando a análise do fluxo de caixa e o controle das contas a receber. Esses relatórios permitem uma visão precisa da saúde financeira da empresa e facilitam a tomada de decisões, especialmente para times financeiros que atuam em cenários complexos.
  • Protesto e Negativação de Dívidas: Para situações em que a recuperação de crédito se torna mais desafiadora, a Neofin oferece um serviço descomplicado e sem burocracias de negativação e protesto de dívidas, em parceria com o Serasa. Essas opções complementam a régua de cobrança e garantem que a empresa tome todas as medidas necessárias para manter a regularidade dos recebíveis.
  • Consulta de Restrição de Crédito: Além dos serviços de cobrança, a Neofin também auxilia na análise de crédito, permitindo uma visão mais detalhada sobre a capacidade de pagamento dos clientes antes mesmo de ocorrer a venda. Com o apoio do Serasa, nossos clientes podem fazer consultas de crédito e, assim, ajustar suas táticas de cobrança para evitar riscos e inadimplências.

Para você que não aguenta mais perder tempo com cobranças, a Neofin é indispensável. Nosso ecossistema que contempla: régua de cobrança automatizada, relatórios detalhados e CRM de cobrança, te dá o caminho das pedras para um fluxo de caixa saudável e sem estresses na gestão de recebíveis.

Banner blog #4 (6)

E então, quer potencializar o processo de cobranças da sua empresa? Preencha o formulário e agende uma demonstração gratuita com um especialista da Neofin. Vamos mostrar como nossas ferramentas de cobrança e sistema de cobrança automatizado podem fazer a diferença na sua operação financeira.

Guias e Informações

Atualizações Neofin – Novidades de Novembro de 2024
Atualizações Neofin – Novidades de Novembro de 2024

Conheça as novas funcionalidades da Neofin de novembro, como o painel de indicadores da régua de cobrança e outras dez novidades em cobranças.

Como Aplicar os Conceitos de Marketing na Cobrança de Clientes
Como Aplicar os Conceitos de Marketing na Cobrança de Clientes

Como utilizar os conceitos de marketing para cobrar clientes e aumentar a recuperação de créditos da sua empresa.

Indicadores de Cobrança: 15 KPIs para Acompanhar e Como Melhorá-los
Indicadores de Cobrança: 15 KPIs para Acompanhar e Como Melhorá-los

Os 15 principais indicadores de cobrança, como calculá-los e estratégias práticas para melhorá-los. Assuma o controle de suas cobranças.

Agende uma demonstração gratuita

Nossa inteligência preditiva desbloqueia caminhos para melhorar o seu dia a dia em conjunto com a conversão de contas a receber em caixa da sua empresa, oferecendo as melhores segmentações, cadências, modelos de mensagens e canais de comunicação.

3x

mais tempo para você e seu time

50%

redução de processos manuais

WhatsApp