A mensagem correta é fundamental, especialmente nas interações de cobrança. A forma como uma empresa se comunica com seus clientes para cobrar dívidas impacta diretamente na taxa de sucesso e na percepção da marca.
A Neofin, com sua experiência em gestão de cobranças, entende que uma abordagem de comunicação bem calibrada pode aprimorar o relacionamento com o cliente e melhorar os resultados de recebimento.
Neste artigo, vamos explorar a importância da comunicação na cobrança e como sistemas automatizados podem resolver esse processo.
A Cobrança como Misto de Arte e Dados
A cobrança não é apenas sobre números e processos mecânicos; trata-se de equilibrar dados com uma abordagem planejada. Esse processo exige compreender o contexto e o perfil do cliente, o que torna a cobrança um misto de arte e ciência de dados. No entanto, sem o uso correto de ferramentas e canais, essa tarefa pode se tornar massiva e ineficaz.
As tecnologias modernas permitem que as equipes financeiras automatizem processos repetitivos e ajustem a comunicação ao perfil de cada cliente. Sistemas de cobrança automatizados, como os oferecidos pela Neofin, possibilitam gerenciar prazos, registros de comunicação e cadências de cobrança de maneira simplificada, o que é crucial para garantir uma gestão de recebíveis eficiente.
A Linguagem na Cobrança: Encontrando o Tom Certo
Ao se comunicar com o cliente, a escolha da linguagem e do tom é essencial para o sucesso. A comunicação varia dependendo do canal utilizado – e-mails geralmente têm um caráter mais formal e documentado, enquanto mensagens via WhatsApp ou SMS tendem a ser mais diretas e informais. Essa diferenciação é necessária, pois a formalidade ou a espontaneidade adequadas ao canal aumentam a probabilidade de resposta.
A definição de uma régua de cobrança com diferentes abordagens para cada situação – como lembretes gentis para bons pagadores e notificações mais incisivas para clientes inadimplentes – torna o processo de cobrança mais humanizado e eficaz. Esses ajustes de tom e cadência, pensados de acordo com o perfil do pagador, permitem que a empresa se mantenha presente e relevante no dia a dia do cliente sem ser invasiva.
Importância da Frequência e dos Canais de Comunicação
A periodicidade das mensagens e os canais escolhidos afetam significativamente o resultado de uma cobrança. Para novos clientes, a comunicação inicial tende a ser mais genérica, com lembretes regulares de pagamento. Já para clientes recorrentes, a comunicação deve ser ajustada com menor frequência, enquanto para os considerados duvidosos ou inadimplentes, a abordagem deve ser mais frequente e direcionada.
O sistema de cobrança automatizado da Neofin é projetado para adequar automaticamente essa periodicidade e o canal de comunicação, seja via e-mail, WhatsApp ou SMS. O objetivo é não apenas assegurar que a mensagem atinja o cliente, mas que também ocorra no momento certo e pelo canal que mais tenha impacto.
Cobrança Automatizada e a Mudança de Papel da Equipe Financeira
As funções de uma equipe financeira mudaram drasticamente com a introdução de tecnologias para automação. Antes focados em atividades operacionais, como conciliação bancária e controle de pagamento, os times financeiros hoje desempenham um papel estratégico, sendo guardiões do caixa e responsáveis por contribuir para decisões de investimento.
Ferramentas de cobrança automatizadas permitem que as equipes financeiras deleguem a automação tarefas repetitivas e direcionem seus esforços para funções de maior valor, como alocação de capital e gestão de fluxo de caixa. Essa mudança é essencial para empresas que desejam garantir que o processo de contas a receber flua sem falhas, evitando impactos negativos no caixa e no relacionamento com o cliente.
Vantagens de um Sistema Automatizado de Cobrança
Implementar um sistema de cobrança automatizado oferece vantagens significativas:
- Eficiência Operacional: A automação reduz o tempo e os recursos dedicados a tarefas manuais, como o envio de lembretes e a conciliação de pagamentos.
- Personalização da Cobrança: Perfis de clientes são analisados e a comunicação ajustada conforme o histórico de pagamento, garantindo uma abordagem mais eficaz.
- Maior Controle e Transparência: Com um CRM de cobrança, todos os dados de comunicação e pagamento ficam centralizados, facilitando auditorias e a análise de desempenho.
- Aumento da Taxa de Recebimento: Ao utilizar dados históricos para prever comportamentos de pagamento, o sistema ajusta o tom e a frequência das cobranças, aumentando as chances de receber o pagamento.
Nuances da Comunicação na Cobrança B2B
O contexto de cobrança B2B apresenta desafios únicos. Ao lidar com clientes, é crucial entender que a cobrança deve ser estruturada como um relacionamento de longo prazo, e não apenas como uma transação. Isso significa adotar uma abordagem menos invasiva, mas igualmente assertiva, com mensagens que tragam clareza sobre os prazos e as consequências de eventuais atrasos.
Para alcançar sucesso na cobrança B2B, a régua de cobrança da Neofin contempla o uso de linguagem assertiva e clara, adaptada ao porte e segmento de cada cliente. Esse ajuste é fundamental, pois clientes B2B muitas vezes enfrentam complexidades financeiras e operacionais que impactam sua capacidade de pagamento. A comunicação, portanto, deve se basear em informações bem fundamentadas, demonstrando empatia e flexibilidade, mas mantendo a assertividade necessária para evitar atrasos.
Soluções de Cobrança Personalizadas
A Neofin oferece uma gama completa de soluções em cobrança automatizada, desenvolvidas especificamente para empresas que buscam eficiência e assertividade no relacionamento com seus clientes. Com expertise em gestão de recebíveis e tecnologia de ponta, os serviços da Neofin se destacam por garantir que as operações financeiras mantenham-se organizadas, otimizadas e ajustadas ao perfil de cada cliente. A seguir, confira como a Neofin pode resolver a gestão de cobranças em sua empresa:
- Régua de Cobrança Automatizada: Nossas soluções contemplam uma régua de cobrança completa, que automatiza o processo de cobrança desde o primeiro contato com o cliente até a recuperação de dívidas em casos de inadimplência. Com essa ferramenta de cobrança, é possível configurar a frequência de comunicações, ajustar o tom da mensagem e escolher o canal mais adequado para cada perfil de cliente, garantindo uma cobrança B2B eficiente e sem falhas.
- Relatórios Táticos e CRM de Cobrança: O sistema de cobrança da Neofin também inclui um CRM de cobrança completo, que fornece visibilidade total das interações e pagamentos, facilitando a análise do fluxo de caixa e o controle das contas a receber. Esses relatórios permitem uma visão precisa da saúde financeira da empresa e facilitam a tomada de decisões, especialmente para times financeiros que atuam em cenários complexos.
- Protesto e Negativação de Dívidas: Para situações em que a recuperação de crédito se torna mais desafiadora, a Neofin oferece um serviço descomplicado e sem burocracias de negativação e protesto de dívidas, em parceria com o Serasa. Essas opções complementam a régua de cobrança e garantem que a empresa tome todas as medidas necessárias para manter a regularidade dos recebíveis.
- Consulta de Restrição de Crédito: Além dos serviços de cobrança, a Neofin também auxilia na análise de crédito, permitindo uma visão mais detalhada sobre a capacidade de pagamento dos clientes antes mesmo de ocorrer a venda. Com o apoio do Serasa, nossos clientes podem fazer consultas de crédito e, assim, ajustar suas táticas de cobrança para evitar riscos e inadimplências.
Para você que não aguenta mais perder tempo com cobranças, a Neofin é indispensável. Nosso ecossistema que contempla: régua de cobrança automatizada, relatórios detalhados e CRM de cobrança, te dá o caminho das pedras para um fluxo de caixa saudável e sem estresses na gestão de recebíveis.
E então, quer potencializar o processo de cobranças da sua empresa? Preencha o formulário e agende uma demonstração gratuita com um especialista da Neofin. Vamos mostrar como nossas ferramentas de cobrança e sistema de cobrança automatizado podem fazer a diferença na sua operação financeira.
