Na gestão financeira de qualquer empresa, existem diversos processos que, embora sejam vitais, ainda levantam dúvidas e muitos pontos de interrogação. Uma dessas dúvidas é “o que é conciliação bancária?”.
Basicamente, a conciliação bancária é o processo de comparar as movimentações internas de uma empresa com as transações registradas pelo banco.
Esse mecanismo permite aos gestores e empreendedores terem a clareza e controle sobre cada centavo que entra e sai das contas da empresa. Logo, uma conciliação bem realizada é sinônimo de saúde financeira mais estável.
Bem simples, certo? Entretanto, é justamente a gestão deficiente que aparece como uma das grandes razões para o fechamento de 25% das empresas brasileiras, segundo o Mapa de Empresas.
Por isso, continue acompanhando a leitura deste guia e descubra como a conciliação bancária pode te ajudar a:
- Ter clareza e controle sobre o que entra e sai das contas da empresa;
- Identificar erros, fraudes e evitar perdas financeiras;
- Tomar decisões financeiras mais seguras e assertivas;
- Manter a saúde financeira da empresa em dia.
O que é conciliação bancária e para que serve?
A conciliação bancária é a comparação entre os registros financeiros da empresa e as movimentações da conta bancária de pessoa jurídica.
Por meio desse processo, são verificadas todas as entradas e saídas de recursos, de acordo com o extrato bancário de um período.
Mas por que isso é relevante? Bem, para manter a saúde financeira de uma empresa, é essencial que os registros contábeis estejam sempre alinhados com a realidade das transações bancárias.
Como funciona?
O processo começa com o detalhamento de cada transação realizada pela empresa, seja de pagamento ou recebimento.
Quando você (ou o profissional competente da equipe financeira) acessa o extrato bancário, essas operações devem refletir fielmente as anotações feitas internamente.
Vamos pegar, por exemplo, o recebimento por uma venda. Se a contabilidade interna registra o crédito em uma data específica, esse mesmo movimento deve ser evidente no extrato bancário.
Além disso, a conciliação bancária também envolve a verificação de taxas bancárias, juros, devoluções e outras operações que impactam o fluxo de caixa.
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Qual o objetivo da conciliação bancária?
O objetivo geral da conciliação bancária é garantir a integridade e a confiabilidade dos registros financeiros da empresa.
Para isso, é essencial identificar qualquer divergência que possa indicar erros, fraudes ou mesmo omissões. Ou seja, a conciliação expõe discrepâncias que poderiam passar despercebidas, como uma cobrança duplicada ou um pagamento não creditado.
Logo, não é apenas uma questão de saber se o saldo da conta corrente está compatível com os registros internos, mas também de garantir a precisão dos dados que norteiam decisões estratégicas do negócio.
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Quais são as diferenças entre conciliação e reconciliação bancária?
De forma resumida, a conciliação é o processo de comparar os registros financeiros da empresa com as movimentações na conta bancária, certo? Por sua vez, a reconciliação é o processo de ajustar as diferenças encontradas durante a conciliação.
Em outras palavras, a conciliação é o diagnóstico e a reconciliação é o tratamento.
Quais são as diferenças entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
Os termos conciliação bancária e fluxo de caixa são referentes a processos distintos – embora eles sejam, muitas vezes, confundidos.
Basicamente, o fluxo de caixa é um relatório operacional que acompanha a movimentação financeira efetiva — entradas e saídas — da empresa em um determinado período.
Assim, podemos dizer que a conciliação bancária visa garantir a integridade dos registros financeiros, enquanto o fluxo de caixa visa monitorar o movimento de caixa da empresa. Em essência, são processos complementares da gestão financeira.
Quais os tipos de conciliação bancária?
Existem dois tipos principais de conciliação bancária: manual e automatizada.
A conciliação manual é a comparação, linha a linha, dos registros financeiros com o extrato bancário, em um processo que costuma ser demorado, trabalhoso e suscetível a erros humanos.
Já a conciliação automatizada é a mais recomendada, pois utiliza softwares e ferramentas que sincronizam as informações da conta bancária com o sistema contábil.
Assim, o processo corre com mais agilidade, precisão, sem erros humanos e a equipe financeira fica livre dessa obrigação.
Como fazer a conciliação bancária?
Para realizar a conciliação financeira basta seguir alguns passos fundamentais. Vamos conferir cada um deles abaixo:
- Implementação de prestação de contas: estabeleça uma rotina diária de registro completo de todas as movimentações bancárias, incluindo receitas, despesas, tarifas e juros;
- Verificação de saldos: compare os saldos iniciais e finais do livro caixa da empresa com os números apresentados pelo extrato bancário para garantir que estejam alinhados;
- Análise de transações: examine as datas de cada operação financeira, se certificando de que os registros internos estão em conformidade com as datas do extrato, evitando assim possíveis penalidades;
- Ajustes e documentação: corrija imediatamente quaisquer inconsistências encontradas entre os registros da empresa e os do banco e armazene devidamente documentos como notas fiscais e comprovantes para futuras consultas ou auditorias.
Lembre-se que algumas etapas desse passo a passo se referem à conciliação manual. Na automatizada, basta importar os dados na plataforma, que então faz a comparação automaticamente.
Qual profissional faz conciliação bancária?
A responsabilidade pela conciliação bancária varia conforme o porte da empresa. Em negócios recém-abertos, geralmente, o próprio empreendedor assume essa tarefa.
Mas, à medida que a empresa cresce e as demandas financeiras aumentam, o ideal é delegar essa função a um funcionário específico da área financeira ou mesmo a um contador.
Quando o processo deve ser feito?
Antes de qualquer coisa, é ideal estabelecer um processo regular para a conciliação bancária, que pode ser semanal, mensal ou até mesmo semestral.
Tudo vai depender do volume de transações e consequentemente da necessidade de organização.
Em todo caso, a melhor prática é efetuar a conciliação diariamente para ter um acompanhamento mais eficiente das finanças.
Vantagens da automatização
Como dito anteriormente – e sabido na prática por diversos empreendedores e gestores financeiros – a conciliação manual é um processo moroso e sujeito a erros. A automatização, por outro lado, oferece diversos benefícios:
- Redução de erros humanos: minimiza as chances de erros ao inserir ou comparar dados;
- Economia de tempo: softwares e plataformas especializadas processam grandes volumes de dados rapidamente, liberando a equipe para outras tarefas;
- Atualização em tempo real: oferece um panorama financeiro atualizado constantemente;
- Facilidade de uso: plataformas intuitivas simplificam o processo de conciliação;
- Mais segurança: auxilia na detecção precoce de fraudes e inconsistências financeiras.
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Conclusão
Neste artigo você viu o que é conciliação bancária: um pilar importantíssimo na gestão financeira, especialmente porque garante a precisão e confiança nos dados contábeis.
Através dela, os negócios de todos os portes garantem a exatidão dos seus registros, evitam erros e fraudes, e ainda tomam decisões mais precisas.
O processo pode ser feito manualmente ou de forma automatizada, sendo que a automatização oferece diversos benefícios, como agilidade, precisão, economia e segurança.
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