Se a inadimplência está atrapalhando as finanças do seu negócio e dificultando o equilíbrio do caixa, pode ser o momento de rever um processo essencial: a recuperação de valores em atraso. É aí que entra a importância de contar com uma empresa de cobrança especializada.
Esse tipo de parceiro vai além de simplesmente cobrar dívidas vencidas. Ele ajuda a organizar o setor de recebíveis, reduzindo os índices de inadimplência e profissionalizando a forma de negociar com os clientes, sem prejudicar o relacionamento com eles.
Mas, afinal, o que essas empresas fazem, quais reais benefícios oferecem, quais serviços prestam e como garantir uma escolha certeira para o seu negócio?
Neste artigo, você vai entender tudo isso de forma detalhada, com dicas práticas de como escolher a melhor empresa para cuidar das cobranças da sua empresa.
O Que é Uma Empresa de Cobrança?
Uma empresa de cobrança — também conhecida como assessoria ou agência de cobrança — é uma organização especializada em recuperar créditos e valores pendentes para outras empresas. Seu papel vai além da simples cobrança: ela utiliza métodos estruturados, sistemas automatizados, apoio jurídico e estratégias personalizadas para cada tipo de devedor.
A grande diferença em relação às equipes internas está na experiência, na tecnologia empregada (como sistemas de CRM e automação de cobrança) e no foco total nos resultados: enquanto equipes internas podem enfrentar dificuldades como sobrecarga de outras tarefas ou falta de experiência em cobrar clientes, a empresa de cobrança trabalha para profissionalizar a relação e garantir a melhor recuperação possível sem comprometer o relacionamento com o cliente.
A empresa de cobrança oferece desde a negociação amigável até procedimentos administrativos e jurídicos, além de fornecer relatórios detalhados, automação de lembretes e contato por múltiplos canais (WhatsApp, email, telefone, SMS).
Quais São os Benefícios de Terceirizar a Cobrança?
Contar com uma empresa de cobrança especializada traz as seguintes vantagens:
- Planos personalizados: Identificação do perfil do cliente, segmentação da carteira e abordagens diferenciadas que aumentam as chances de receber os valores.
- Processos automatizados: O uso de sistemas automatizados diminui erros, agiliza as ações e proporciona maior controle.
- Tecnologia aplicada à gestão: Ferramentas como automação de cobrança, CRM e integração com sistemas internos de gestão ajudam no monitoramento e na tomada de decisão.
- Suporte jurídico preparado: Assessoria jurídica para casos mais complexos, garantindo proteção e segurança.
- Redução de custos: Menos gastos com estrutura e treinamento de equipe própria, além da economia de tempo por não precisar desenvolver pessoas internamente para este trabalho.
- Foco no que realmente importa: Você pode se dedicar ao seu negócio enquanto os especialistas cuidam da cobrança.
- Transparência nos resultados: Acompanhamento por meio de relatórios mensais ou semanais.
- Abordagem delicada com os clientes: Manutenção e, até, fortalecimento do relacionamento durante o processo de cobrança.
- Uso de técnicas atualizadas: Análise de comportamento de pagamento dos clientes, atacando primeiro aqueles que possuem maior probabilidade de pagamento para trazer caixa mais rápido. Uso de scripts de cobrança com gatilhos mentais aplicados.
Quais São os Serviços Oferecidos Pelas Empresas de Cobrança?
Uma empresa de cobrança moderna oferece:
- Cobrança amigável: Ações personalizadas para regularizar pendências, com lembretes automáticos e contato estratégico.
- Cobrança judicial: Encaminhamento para processos legais quando necessário, sempre respeitando as normas e a imagem do credor.
- Gestão de recebíveis: Análise, segmentação, previsão de risco e relatórios sobre a evolução de cada caso.
- Automação e tecnologia: Integrações com sistemas internos, protesto de títulos digital, entre outros, permitindo maior agilidade.
- Consultoria em políticas de crédito: Orientação para melhorar os processos e reduzir a inadimplência.
- Acompanhamento em tempo real: Dashboards e relatórios que possibilitam um monitoramento contínuo dos resultados.
Geralmente, a cobrança é feita por “success fee” (taxa de sucesso), variando de 8% a 30% sobre o valor recuperado. Esse percentual pode variar conforme o volume, a idade da dívida e a complexidade do serviço.
| 📅 | Cobrança preventiva | Ações antes do vencimento, como lembretes e negociações antecipadas. |
| ✅ | Cobrança amigável | Ações personalizadas para regularizar pendências, com lembretes automáticos e contato estratégico. |
| ⚖️ | Cobrança judicial | Encaminhamento para processos legais quando necessário, sempre respeitando as normas e a imagem do credor. |
| 📊 | Gestão de recebíveis | Análise, segmentação, previsão de risco e relatórios sobre a evolução de cada caso. |
| 💡 | Automação e tecnologia | Integrações com sistemas internos, protesto digital, entre outros, permitindo maior agilidade. |
| 🖥️ | Acompanhamento em tempo real | Dashboards para melhorar os processos e reduzir a inadimplência de forma contínua. |
Como Escolher a Empresa de Cobrança Ideal Para o Seu Negócio?
Este é um dos pontos mais importantes. Veja os critérios que você deve avaliar:
- Analise o perfil dos seus clientes:
Conheça o ticket médio, os índices de inadimplência e se você atua mais no B2B ou com o consumidor final. Isso vai ajudar a identificar suas necessidades.
- Organize bem a terceirização:
O desempenho da empresa de cobrança depende tanto do parceiro quanto da sua organização. Informações corretas de cadastro de clientes e histórico de pagamentos são fundamentais.
- Pesquise referências e resultados:
Depoimentos, estudos de caso e portfólios ajudam a confirmar a experiência do parceiro.
- Verifique os processos e o controle de qualidade:
Confirme se a empresa oferece ferramentas de acompanhamento, como CRM de cobrança, scripts adaptados e respeito às regras de defesa do consumidor.
- Atenção à personalização do serviço:
Prefira parceiros que utilizem segmentação e mensagens adaptadas ao perfil do cliente, o que pode aumentar as chances de recuperação sem desgastar a relação.
- Cheque a disponibilidade de suporte e a prestação de contas:
Exija relatórios claros, reuniões periódicas e total transparência nas operações.
- Veja a integração com seus sistemas:
O ideal é que os sistemas da empresa de cobrança se integrem aos seus, aproveitando tecnologias que se complementam.
Após fechar com um parceiro, defina tarefas claras, acompanhe suas abordagens com os clientes, dê feedbacks constantes e exija relatórios de desempenho.
Essa postura ajuda a potencializar a parceria e diminuir riscos.
Para Fechar
Ter uma empresa de cobrança por perto pode ser a solução para melhorar as finanças e a organização dos seus recebimentos.
A escolha do parceiro certo, junto com o uso de tecnologia e métodos práticos, torna esse processo mais eficiente.
Perguntas Frequentes sobre Empresa de Cobrança
1. Quais critérios legais uma empresa de cobrança precisa seguir para atuar dentro da lei?
As empresas de cobrança devem obrigatoriamente seguir alguns critérios para garantir um serviço seguro e dentro das normas:
- Registro e Licenciamento: É preciso possuir CNPJ ativo, estar regularmente registrada nos órgãos competentes e seguir as normativas do Código de Defesa do Consumidor (CDC – Lei nº 8.078/90).
- Boas práticas de contato: Não é permitido fazer cobranças em horários inadequados (por exemplo, durante a madrugada ou em feriados), expor o devedor ao constrangimento, fazer ameaças ou divulgar a dívida para terceiros.
- LGPD: Assegurar a proteção de dados pessoais do inadimplente (Lei Geral de Proteção de Dados).
- Normas Trabalhistas: Cumprir a legislação vigente com relação à equipe e colaboradores.
2. Como posso avaliar a reputação e a confiabilidade de uma empresa de cobrança antes de contratar?
Algumas dicas práticas incluem:
- Consultar avaliações e reputação: Plataformas como “Reclame Aqui” e avaliações no Google mostram como clientes avaliaram os serviços.
- Verificar o CNPJ: Conferir a situação junto à Receita Federal e se há processos trabalhistas, cíveis ou reclamações graves.
- Buscar cases e portfólio: Solicite exemplos de clientes atendidos, depoimentos e comprovantes de resultados.
- Analisar experiência da equipe: Cheque o tempo de mercado e se a empresa já atende empresas do seu porte e segmento.
- Conferir transparência e suporte: Prefira quem oferece comunicação clara, relatórios de desempenho e contato fácil.
3. Quais são exatamente os custos e taxas envolvidos na contratação de uma empresa de cobrança?
- Success fee: O modelo mais comum é a taxa de sucesso, que varia de 8% a 30% do valor efetivamente recuperado, de acordo com o volume, complexidade e faixa de atraso (idade da dívida).
- Taxas iniciais: Algumas podem cobrar uma taxa fixa para cobrir custos operacionais iniciais, especialmente para serviços administrativos ou jurídicos.
- Custos adicionais: Honorários advocatícios e em alguns casos, custos relacionados a notificações formais ou cartoriais (quando for necessário judicializar ou protestar títulos).
4. Como é feita a proteção e a segurança dos dados dos meus clientes durante o processo de cobrança terceirizada?
- LGPD em vigor: É obrigatória a adoção de boas práticas em relação à proteção de dados. Toda informação é mantida sob sigilo, com políticas de privacidade, segurança e confidencialidade previstas em contrato.
- Sistemas protegidos: Empresas sérias usam ferramentas digitais seguras, controle de acessos, criptografia e backups regulares.
- Treinamento da equipe: Todos passam por treinamento constante para garantir a privacidade e o uso correto dos dados.
- Auditorias e compliance: Rotina de auditoria para impedir vazamentos e uso indevido.
5. O que acontece se a empresa de cobrança não conseguir recuperar os valores devidos?
- Success fee: Só é cobrado no valor recuperado, então se não houver sucesso na cobrança, normalmente não há custo adicional com comissão.
- Custos fixos: Caso haja taxa administrativa inicial (varia conforme contrato), ela pode ser paga independente do sucesso.
- Estratégias alternativas: Se a cobrança amigável falhar, opções incluem encaminhamento para a via judicial ou renegociação de estratégias.
- Término do contrato: Se os resultados não forem satisfatórios após determinado tempo, é possível encerrar ou renegociar o contrato.
6. Como a abordagem da empresa terceirizada pode impactar o relacionamento com meus clientes inadimplentes?
- Abordagem profissional e respeitosa: O ideal é manter o contato educado, evitando atitudes invasivas ou constrangedoras, para não prejudicar a imagem do seu negócio.
- Personalização: Scripts adequados e empatia aumentam a chance de fechamento e até fidelização do cliente após a negociação.
- Prejuízo de imagem: Práticas abusivas podem gerar reclamações, processos e perda de clientes.
7. É possível acompanhar em tempo real o andamento das cobranças realizadas pela terceirizada?
- Se empresa escolhida utilizar um CRM de cobrança avançado como da Neofin, que permita o acompanhamento das abordagens, métricas via dashboards e relatórios de performance, sim, é possível acompanhar.
- Reuniões periódicas: É comum alinhar expectativas e repassar indicadores em reuniões com o time da assessoria.
8. Posso continuar tentando a cobrança interna mesmo após terceirizar para uma empresa especializada?
- Não é recomendado: O ideal é não haver sobreposição de contatos para evitar abordagens confusas ou excessivas ao cliente. Defina com clareza a responsabilidade de cada parte para não gerar ruídos. Algumas empresas proíbem em contrato a cobrança simultânea após o repasse.
- Alternativas híbridas: Você pode definir estratégias distintas para diferentes carteiras (por exemplo, terceirizar dívidas com mais de 60 dias em aberto e manter cobrança interna para as mais recentes).
9. Quais tipos de dívidas e segmentos de mercado as empresas de cobrança atendem?
- Segmentos atendidos: Varejo, serviços, saúde, educação, indústria, setor financeiro/bancos, telecom, utilities e muitos outros.
- Tipos de dívidas: Mensalidades, financiamentos, empréstimos, duplicatas, carnês, contratos de serviços e cobranças B2B ou B2C.
10. Como decidir entre manter uma equipe de cobrança interna ou terceirizar esse serviço?
- Analise volume e perfil das dívidas: Equipes internas funcionam melhor em empresas com baixo volume de inadimplência ou clientes estratégicos; terceirização traz escala, especialização e economia para carteiras maiores.
- Compare custos: Avalie o custo/benefício de manter estrutura própria vs. valor pago à especializada (lembre que o success fee é só sobre recuperações).
- Foco e eficiência: Terceirização libera o time para o que realmente importa e melhora o resultado nas recuperações, especialmente quando envolve tecnologia e know-how externo.
- Escalabilidade: Empresas terceirizadas se adaptam rápido ao crescimento da sua base de clientes inadimplentes.
