Se você é prestador de serviço, já percebeu que cada cliente age de uma forma diferente — e por isso, a forma de cobrar também deveria ser.
No entanto, muitos prestadores ainda utilizam processos genéricos e pior, pouco estratégicos.
O resultado é previsível: inadimplência crescente, tempo desperdiçado e atritos desnecessários com o cliente.
A boa notícia é que existe uma solução.
Uma régua de cobrança para prestadores de serviço, quando bem estruturada, traz eficiência, previsibilidade de caixa e melhora o relacionamento com o cliente.
Neste artigo, você vai aprender a montar a régua ideal, entender como agir em cada etapa do ciclo — da proposta ao pagamento — e descobrir como a tecnologia da Neofin pode facilitar todo esse processo.
Por que prestadores de serviço precisam de uma régua diferente?
Ao contrário de empresas que vendem produtos pontuais, prestadores de serviço geralmente mantêm relacionamentos contínuos com seus clientes.
Isso acontece, por exemplo, em negócios como coworkings, escritórios de contabilidade, rastreamento veicular e gestão de condomínios.
Além disso, esse tipo de operação lida com diversos perfis de clientes: alguns organizados e fiéis, outros inconstantes e, infelizmente, alguns que atrasam com frequência.
Portanto, fica claro que usar a mesma abordagem de cobrança para todos não funciona.
Para garantir bons resultados, é preciso personalizar a comunicação, adaptar o tom e ajustar a cadência de acordo com cada situação.
Etapa 1: Antes do vencimento — cobrando sem pressionar
O primeiro passo para reduzir a inadimplência é não esperar ela acontecer.
Embora pareça simples, enviar lembretes antes da data de vencimento ainda é ignorado por muitos prestadores.
Como prevenir atrasos:
- Prepare e deixe a postos mensagens prontas que alertam sobre a proximidade do vencimento.
- Use um tom leve e amigável, como: “Olá! Só lembrando que sua mensalidade vence em breve. Aqui está o link para pagamento: [link ou pix].”
- Inclua o link de pagamento ou chave pix já na mensagem. Isso evita que o cliente precise procurar e facilita a ação.
Além disso, essa abordagem mostra organização e cuidado, o que valoriza ainda mais o seu serviço.
Etapa 2: Após o vencimento — agilidade faz a diferença
Se, mesmo com o lembrete, o cliente não realizou o pagamento, não há tempo a perder.
Afinal, quanto mais cedo você fizer contato, maior a chance de resolver sem complicações.
O que fazer entre 1 e 5 dias de atraso:
- Envie a mensagem logo no dia seguinte ao vencimento.
- Priorize canais de alta conversão, como o WhatsApp.
- Mantenha o tom empático: “Oi, tudo bem? Percebi que sua fatura está em aberto. Posso te ajudar com alguma dúvida?”
- Novamente, insira o link direto de pagamento (Pix, boleto, cartão).
Além disso, essa etapa é perfeita para mostrar ao cliente que você está disponível para ajudar, sem julgamentos.
Etapa 3: Atrasos intermediários — entre 5 e 60 dias
A partir da segunda semana de atraso, a régua deve se tornar mais estratégica. Aqui, a segmentação do cliente é indispensável.
Se o cliente costuma pagar em dia:
- A comunicação deve ser respeitosa e sutil. Afinal, atrasos pontuais acontecem.
- Envie lembretes com tom de confiança: “Sei que você sempre cumpre seus compromissos. Está tudo bem por aí?”
- Ofereça condições para facilitar o acerto, como parcelamento.
Já para clientes com histórico de inadimplência:
- Intensifique a cadência da régua, com envios mais frequentes.
- Use uma abordagem firme, mas educada. Por exemplo: “[Nome do cliente], o pagamento continua em aberto. Caso o pagamento não ocorra, ações de negativação poderão ser iniciadas.”
- Reforce o compromisso assumido e deixe clara a consequência do não pagamento.
Etapa 4: Atrasos críticos — acima de 60 dias
Quando o cliente ignora todos os contatos anteriores, é hora de avançar com ações mais sérias. No entanto, isso não precisa significar dor de cabeça.
Como agir:
- Prepare toda a documentação formal da dívida (contrato, nota, comprovantes, dados do devedor).
- Inscreva a dívida em órgãos de proteção ao crédito (SPC, Serasa, Boa Vista), desde que você esteja formalmente habilitado como credor.
- Informe ao devedor formalmente que, caso não haja pagamento até uma data estabelecida, você procederá à negativação e/ou protesto.
- Envie o título a protesto em cartório — muitos estados permitem protesto totalmente digital com certificado e autorização eletrônica.
Se a dívida for paga, providencie a baixa imediata nos registros ou cancelamento de protesto/negativação.
Essa etapa exige firmeza, mas também profissionalismo. Importante: avalie judicializar a cobrança apenas quando os meios extrajudiciais já foram esgotados.
Cobrar bem é também atender bem
Aqui na Neofin, somos especialistas (e apaixonados) em transformar a cobrança em um processo mais simples, leve e eficaz: com tecnologia, inteligência e, acima de tudo, respeito no relacionamento com o cliente.
Nossas soluções são voltadas para empresas que lidam com volume alto de cobranças, mas os aprendizados, estratégias e boas práticas que compartilhamos podem ser úteis para qualquer profissional que busca melhorar seus recebimentos, inclusive você, que presta serviços de forma autônoma.
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Obrigada pela leitura!
