Em 2025, o cenário de inadimplência no Brasil segue desafiador para muitas empresas: segundo a Serasa Experian, no primeiro trimestre, cerca de 8 milhões de empresas estão em situação de inadimplência, o que representa aproximadamente 32% de todos os CNPJs ativos.
O total das dívidas dessas empresas ultrapassa R$ 169,8 bilhões, batendo recordes históricos.
Esse panorama reforça a importância de estratégias eficientes de recuperação e controle de crédito. Uma das soluções mais eficazes para lidar com inadimplência corporativa é a implementação de uma régua de cobrança bem estruturada, ou seja, uma sequência organizada de ações de cobrança que visam recuperar valores em atraso sem prejudicar o relacionamento com o cliente.
Por que uma régua de cobrança é urgente em 2025
Com os juros altos no Brasil — um dos fatores citados pela Serasa para a alta inadimplência — a pressão sobre o fluxo de caixa das empresas é ainda maior.
Em meio a esse cenário, um processo de cobrança manual, desorganizado ou reativo pode ser caro, ineficaz e pouco escalável.
Ao adotar uma régua de cobrança, a empresa consegue priorizar dívidas, automatizar contatos e acompanhar cada etapa de recuperação com métricas claras. Isso melhora não só a taxa de recuperação, mas também a previsibilidade do caixa e a eficiência operacional.
Passos básicos para implementar uma régua de cobrança em 2025
Primeiro, é fundamental definir claramente os objetivos da régua de cobrança: pode ser reduzir a taxa de inadimplência, melhorar o tempo médio de atraso, aumentar a recuperação de dívida ou até fortalecer o relacionamento com clientes que estão em atraso.
Em seguida, é necessário mapear o processo de cobrança atual. Isso significa analisar relatórios de inadimplência, entender o histórico de comunicação com clientes, identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Esse diagnóstico é essencial para saber onde sua régua precisa atuar.
Com esse mapeamento, você pode definir critérios de priorização das dívidas. Nem todas as contas em atraso têm o mesmo peso: algumas são de alto valor, outras de clientes estratégicos, outras antigas demais para justificar esforço intenso de cobrança. Ao segmentar por valor, tempo de atraso e perfil do cliente, sua régua fica mais assertiva.
Depois disso, chega o momento de criar a régua de cobrança propriamente dita. Isso envolve desenhar uma sequência de ações: por exemplo, no primeiro estágio, o cliente recebe um lembrete por e-mail ou SMS; no segundo, uma ligação; no terceiro, uma carta ou notificação mais formal; e assim por diante. A ideia é escalar gradualmente o tom da abordagem, sempre mantendo a clareza e a transparência.
O quarto passo, e talvez o mais estratégico para ganhar escala em 2025, é automatizar o processo. Ferramentas modernas de gestão financeira permitem disparar e-mails, mensagens de WhatsApp, lembretes e notificações automaticamente. Com automação, você reduz custo de cobrança, acelera os contatos e mantém tudo padronizado.
Finalmente, é vital monitorar os resultados: acompanhar indicadores como taxa de recuperação, tempo médio de atraso, custo por cobrança e até satisfação do cliente. Com base nessas métricas, você pode ajustar a régua (adicionar etapas, mudar mensagens, priorizar de outro modo) para torná-la ainda mais eficaz.
Atenção à forma de comunicação: práticas recomendadas
Ao estruturar sua régua de cobrança, é essencial que cada comunicação seja clara, transparente e respeitosa. Os clientes devem entender quanto devem, quando venceram as parcelas e que possibilidades de pagamento têm. Mensagens bem escritas — com informações sobre valores, datas de vencimento e formas de pagamento — ajudam bastante.
A personalização também é chave. Um cliente antigo pode exigir uma abordagem diferente de um cliente que costuma atrasar sempre, por exemplo. Quanto mais segmentada for sua régua (por valor da dívida, tipo de cliente, tempo de atraso), mais ela será eficiente.
Além disso, é necessário ter uma política de cobrança bem definida, com regras claras sobre multas, juros por atraso e consequências em caso de não pagamento. Essas regras devem estar comunicadas de forma transparente, para que o cliente entenda os riscos, mas também sinta acolhimento na negociação.
E, acima de tudo, é fundamental tratar o cliente com respeito e empatia. Mesmo quem está em atraso é uma pessoa (ou empresa) com limitações e histórias — buscar soluções que beneficiem ambas as partes (credor e devedor) tende a gerar melhores resultados de longo prazo.
6 passos para implementar uma régua de cobrança
Passo 1 – Defina os objetivos
Comece estabelecendo o que você deseja alcançar com a régua de cobrança: reduzir a inadimplência, melhorar o fluxo de caixa, aumentar a previsibilidade ou profissionalizar o processo. Objetivos claros facilitam toda a construção.
Passo 2 – Mapeie o processo atual
Analise como sua cobrança funciona hoje, identifique gargalos, entenda o comportamento dos clientes inadimplentes e observe em quais etapas os atrasos mais acontecem. Esse diagnóstico revela onde a régua precisa atuar.
Passo 3 – Estabeleça critérios de priorização
Determine quais dívidas devem ser cobradas primeiro, considerando valor, tempo de atraso e perfil do cliente. Isso ajuda a direcionar esforços para onde há maior chance de recuperação.
Passo 4 – Estruture a régua de cobrança
Crie a sequência de ações conforme o tempo de atraso: lembretes iniciais, mensagens automáticas, contatos mais formais e possíveis negociações. A régua deve escalar gradualmente o tom da comunicação.
Passo 5 – Automatize o processo
Utilize uma plataforma como a Neofin para enviar e-mails, mensagens ou notificações de forma automática. A automação garante velocidade, precisão e padronização, além de reduzir custos operacionais.
Passo 6 – Monitore os resultados
Acompanhe métricas como taxa de recuperação, tempo médio de atraso e custo de cobrança. Use esses indicadores para ajustar e melhorar sua régua continuamente.
Como a Neofin pode facilitar a implantação da sua régua de cobrança
A Neofin é uma plataforma tecnológica pensada exatamente para facilitar a automação e a gestão inteligente de cobranças. Em 2025, com os desafios crescentes de inadimplência, usar uma solução como essa pode fazer toda a diferença entre uma operação manual, cara e ineficiente, e um processo escalável, ágil e eficaz.
Com a Neofin, você pode personalizar sua régua de cobrança por cliente, definir diferentes fluxos de comunicação (e-mail, SMS, WhatsApp), automatizar notificações, agendar lembretes e monitorar cada etapa do ciclo de cobrança em tempo real. Isso permite reduzir a inadimplência, aumentar a previsibilidade do seu fluxo de caixa e economizar no custo operacional de cobrança.
Além disso, a plataforma oferece dashboards de controle, com métricas como taxa de recuperação, tempo de atraso médio, custo por cobrança e volume de dívidas em cada estágio da régua. Esses dados são fundamentais para melhorar continuamente sua régua de cobrança e tomas decisões baseadas em evidência.
A Neofin também ajuda a profissionalizar a cobrança: com automação, você evita ligações esporádicas, retrabalhos e erros humanos, ao mesmo tempo em que mantém uma abordagem estruturada com seus clientes inadimplentes. É uma forma de tornar a recuperação de crédito escalável e sustentável.
Preocupações que você deve considerar ao desenhar sua régua de cobrança
Mesmo com automação e tecnologia, algumas precauções são essenciais para que a régua de cobrança funcione bem e não prejudique sua marca ou seu relacionamento com clientes.
- Primeiro, clareza e transparência: todas as mensagens devem explicar de forma simples e direta o que está sendo cobrado, por quê e quais são as opções de pagamento. Isso evita mal-entendidos e reduz resistência.
- A comunicação eficaz é outro ponto. Mensagens padronizadas demais podem parecer frias ou robotizadas; por isso, vale investir na redação para que cada notificação soe profissional, mas também humana.
- A personalização da régua é muito importante. Ajustar o fluxo segundo o perfil do cliente — por valor da dívida, tempo de atraso, histórico de pagamento — torna a cobrança mais eficiente e menos agressiva.
Também é crucial definir uma política clara de cobrança, com regras sobre multas, juros e consequências. Essa política deve ser transparente para o cliente e aplicada de forma consistente.
Por fim, mantenha sempre uma postura de respeito ao cliente. A inadimplência pode ter múltiplas causas — financeiras, operacionais, emergenciais — e tratar o cliente com empatia aumenta a chance de renegociação bem-sucedida.
A Régua de Cobrança pode mudar o seu negócio
Implementar uma régua de cobrança em 2025 é uma das estratégias mais inteligentes para empresas que enfrentam inadimplência recorde e um ambiente de crédito desafiador.
Baseando-se em dados reais da Serasa Experian e automatizando todo o processo com uma ferramenta como a Neofin, sua empresa pode reduzir perdas, melhorar o fluxo de caixa e recuperar valores de forma mais eficiente. Ao mesmo tempo, você preserva o relacionamento com clientes por meio de mensagens claras, personalizadas e respeitosas.
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