Se você trabalha com gestão financeira ou de recebíveis, já ouviu falar da famosa “régua de cobrança”. E já deve saber que ela é essencial para manter o caixa saudável, evitar esquecimentos e recuperar valores em aberto.
Porém, apesar da boa intenção, é muito comum cometer falhas na hora de configurar esse processo, os “erros na régua de cobrança”.
Esses erros, que muitas vezes passam despercebidos, comprometem os resultados da empresa, geram atrito com clientes e sobrecarregam equipes.
A boa notícia é que eles são totalmente evitáveis.
Ao longo deste artigo, você vai conhecer os cinco principais erros ao configurar uma régua de cobrança — e, mais importante, aprender como evitá-los com soluções práticas e acessíveis.
Erro 1: Usar linguagem e abordagem genéricas (falta de segmentação)
Imagine que todos os seus clientes, independentemente do histórico, recebam a mesma mensagem de cobrança.
Um novo cliente recebe o mesmo texto que um inadimplente reincidente. Um bom pagador recebe um lembrete seco e insistente.
Como resultado, a comunicação falha e a taxa de recebimento cai.
Esse é um dos erros mais comuns: usar uma abordagem única para todos os perfis.
Como evitar esse erro:
Para resolver esse problema, a régua de cobrança precisa ser inteligente e segmentada.
Em vez de aplicar um modelo padrão, o ideal é personalizar a linguagem, o tom e até o canal conforme o perfil do cliente.
Por exemplo:
- Novo cliente: abordagem acolhedora, explicando prazos e formas de pagamento.
- Bom pagador: mensagens leves e amigáveis. Cobrar demais pode parecer desconfiança.
- Pagador duvidoso: lembretes objetivos e com mais frequência.
- Mau pagador: tom mais firme, com medidas mais incisivas (como protesto e negativação, se necessário).
Além disso, é importante adaptar o tom de voz ao tempo de atraso.
Quanto maior o atraso, mais firme deve ser a abordagem. Ainda assim, sempre com respeito.
A Régua de Cobrança Inteligente da Neofin já oferece essa segmentação automática.
Você define os perfis e o sistema cuida do resto: sempre com mensagens apropriadas para cada tipo de situação.
Erro 2: Falhar na cadência e agilidade do contato
Você já ouviu a expressão “quem chega primeiro, bebe água limpa”?
Na cobrança, essa lógica se aplica perfeitamente.
Esperar demais para cobrar é perder dinheiro.
Muitas empresas ainda veem a cobrança como um evento único, algo que só acontece dias ou semanas após o vencimento.
Porém, o que percebemos cada vez mais é que quanto mais rápido o contato acontece, maiores são as chances de recebimento.
Como evitar esse erro:
- Em primeiro lugar, envie a primeira mensagem no dia seguinte ao vencimento. Isso mostra organização e aumenta as chances de o cliente dar prioridade à sua cobrança.
- Em seguida, mantenha uma cadência consistente. Não adianta enviar um único lembrete e desaparecer. A régua precisa ser contínua, com lembretes graduais ao longo dos dias (ou semanas) de atraso.
- Por fim, encare a cobrança como uma maratona… e não um sprint. O segredo está na persistência com empatia.
Nossa Régua de Cobrança Automatizada já contempla essa cadência de forma estratégica.
Assim, você configura uma única vez e o sistema garante que os lembretes cheguem sempre na hora certa.
Erro 3: Não incluir o link de pagamento na mensagem
Esse é um detalhe pequeno, mas que faz toda a diferença.
Muitas empresas mandam um e-mail ou WhatsApp avisando que o cliente está em atraso, mas não dizem como ele pode resolver isso na hora.
O cliente até quer pagar, mas não tem o link do boleto, nem sabe como pedir outro.
Consequentemente, a dívida continua em aberto.
Como evitar esse erro:
- Toda mensagem de cobrança deve conter um link direto para pagamento, seja por Pix, boleto ou cartão.
- O texto da cobrança precisa indicar claramente a ação esperada. Por exemplo: “Clique aqui para pagar sua fatura agora”.
- Além disso, evite mensagens vagas. Seja objetivo: diga o valor, a data de vencimento e o botão para resolver.
A Neofin já faz isso automaticamente.
Em cada disparo da nossa régua, o sistema inclui o link correto de pagamento, com nome, valor atualizado e até opções de parcelamento, caso a empresa deseje.
Erro 4: Fazer a cobrança manualmente
Você ainda usa planilhas para organizar sua cobrança? Ou pior: envia os lembretes um a um, manualmente?
Se sim, é hora de mudar.
Porque além de ineficiente, esse processo está sujeito a falhas humanas, esquecimentos e retrabalho. Isso sem contar o desgaste da equipe.
Como evitar esse erro:
- Em primeiro lugar, automatize o processo inteiro — desde o primeiro lembrete até o último aviso antes de medidas mais severas.
- Depois disso, elimine o trabalho manual. A cobrança precisa acontecer mesmo quando ninguém do financeiro estiver por perto.
- Por fim, integre os sistemas. Conecte sua régua de cobrança com o ERP e com o CNAB bancário. Assim, você garante que os valores cobrados estejam corretos e que os pagamentos sejam conciliados automaticamente.
A plataforma CRM da Neofin oferece essa automação completa.
Com isso, você ganha tempo, reduz erros e aumenta a previsibilidade financeira.
Erro 5: Usar apenas um canal de comunicação
Cada cliente se comunica de um jeito. Alguns só respondem e-mail. Outros preferem WhatsApp. Outros ainda só veem SMS.
Apesar disso, muitas empresas usam apenas um canal para cobrar todos os perfis. E quando a mensagem não chega ou não é lida… a cobrança simplesmente falha.
Como evitar esse erro:
- Adote uma estratégia multicanal. Envie mensagens por WhatsApp, e-mail, SMS e até chamadas de voz — sempre de forma coordenada.
- Além disso, escolha o canal ideal para o perfil:
- Empresas maiores? Use e-mail.
- Pequenos varejistas ou consumidores finais? WhatsApp funciona melhor.
- Cliente não respondeu? Um SMS pode reforçar a mensagem.
- Importante: utilize ferramentas com API oficial, como a API da Meta para WhatsApp. Isso evita bloqueios e garante mais segurança e credibilidade.
Por isso, a Régua da Neofin já está pronta para operar de forma multicanal. Você configura uma vez, e o sistema entende qual canal é mais efetivo para cada perfil.
Acerte na régua e cobre com inteligência
A régua de cobrança não é só um conjunto de mensagens: ela é a espinha dorsal da sua estratégia de recebimento.
Quando bem configurada, ela evita desgaste com clientes, melhora o fluxo de caixa e reduz a inadimplência.
Por outro lado, se construída com erros, ela gera ruído, retrabalho e dinheiro perdido. Ninguém quer isso, né?
Ou seja, investir em uma régua inteligente, automatizada e segmentada é essencial para empresas que querem crescer de forma sustentável.
Por isso, não deixe para depois: agende uma demonstração gratuita conosco agora mesmo! Venha ver como tudo isso pode funcionar na realidade da sua empresa.
Com a ajuda da Neofin, você evita todos esses erros, e ainda ganha eficiência, automação e controle total da sua operação.
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Mais do que cobrar, a Neofin ajuda você a receber com inteligência.
Te espero lá, em?
